4 Tips Efektif Melakukan Procurement MRO

Pengeluaran dari operasional perusahaan tidak terbatas pada pembelian bahan baku saja, namun juga terkait maintenance, repair, dan operation. Tiga pengeluaran yang belakangan disebut kemudian awam disingkat dengan biaya MRO dalam bisnis, yang jumlahnya harus diperhitungkan dengan cermat.

Namun sebenarnya, apa yang dimaksud dengan biaya MRO sendiri? Apakah komponen ini demikian pentingnya dalam perhitungan finansial perusahaan, sehingga harus diperhatikan dan dihitung dengan akurat?

Nah, terkait pengertian, fungsi, hingga cara atau tips menghemat biaya tersebut secara optimal, Anda selanjutnya bisa melihat tiga bagian di bawah ini.

Baca Juga: Manfaat dan 7 Strategi Bundling untuk Tingkatkan Penjualan

Bagian Pertama, Mengerti Apa Itu MRO

MRO atau maintenance, repair, and operation merupakan istilah yang digunakan untuk produk-produk yang secara tidak langsung berperan dalam menjaga kelancaran sistem produksi perusahaan. Dalam bahasa Indonesia sendiri, istilah ini kemudian dipahami sebagai produk perawatan, perbaikan, dan operasional.

Dalam sebuah sistem produksi, barang-barang ini bisa dimasukkan ke dalam indirect material, yang meskipun tidak secara langsung berperan dalam produksi sebuah barang atau jasa, namun keberadaannya tetap krusial untuk selalu dipastikan.

Barang-barang yang termasuk MRO kemudian akan melalui proses pengadaan yang dilaksanakan oleh divisi procurement atau pengadaan barang di suatu perusahaan, dengan terlebih dahulu melakukan pendataan keperluan, kemudian meninjau data yang didapat, menyeleksinya, baru kemudian dibeli untuk digunakan.

Fungsi Barang-Barang MRO dalam Proses Produksi

Pada dasarnya, fungsi dari barang maintenance, repair, and operation sendiri sudah tertera dalam namanya. Yakni untuk perawatan, untuk perbaikan, dan untuk sektor operasional. Maka dari itu, keberadaan barang-barang atau produk kategori ini idealnya selalu dipastikan, sehingga kegiatan produksi tidak terhambat.

Beberapa fungsi utama dari produk-produk ini adalah sebagai berikut:

• Mendukung kelancaran proses produksi
• Memastikan setiap mesin dan alat selalu berada dalam keadaan terbaik, sehingga dapat bekerja optimal
• Menyediakan suku cadang peralatan atau mesin yang dimiliki, sehingga bisa lekas dilakukan perbaikan darurat sebelum teknisi datang untuk menyelesaikan isu terkait perangkat keras
• Memenuhi kebutuhan setiap divisi terkait produksi, seperti divisi produksi, divisi pengemasan, divisi perawatan dan suku cadang, hingga ke divisi pengiriman milik perusahaan
• Memastikan pengeluaran untuk indirect material tetap terjaga dan terkontrol, serta tidak terjadi pemborosan
• Menjadi langkah mitigasi ketika terjadi kerusakan alat atau fasilitas produksi, sehingga dapat lekas diperbaiki dan mengembalikan kerja alat pada volume yang telah ditentukan
• Meminimalisir terjadinya hambatan produksi yang disebabkan oleh faktor-faktor kerusakan mesin ringan atau berat

Fungsi dari maintenance, repair, and operation sendiri sebenarnya akan selalu berkaitan dengan proses produksi yang dimiliki perusahaan. Secara garis besar, fungsi utamanya adalah menunjang proses produksi agar selalu optimal, dan berada pada tingkat produksi, baik secara kualitas maupun kuantitas, yang telah ditentukan sebelumnya.

4 Tips dan Trik Cara Menghemat Biaya MRO Milik Perusahaan

Meski terdengar sederhana, namun sektor pengadaan MRO ini bisa menjadi pos pemborosan yang sangat tidak terkendali. Maka dari itu, Anda wajib paham betul bagaimana tips dan trik agar pengadaan barang di sektor ini bisa berjalan dengan efektif, sehingga tidak ada pemborosan yang terjadi.

1. Berikan Batas Jelas pada Pengeluaran MRO

Pertama dan utama, adalah memiliki batasan yang jelas pada alokasi pengadaan barang dalam kategori ini. Pada beberapa sumber, disebutkan batasan untuk alokasinya sebesar 3% hingga 10% dari total seluruh pengeluaran procurement yang dilakukan perusahaan dalam satu periode waktu tertentu.

2. Pendataan yang Cermat

Pendataan dari setiap divisi memang perlu dilakukan agar kebutuhan semua orang dapat terpenuhi. Namun demikian, pendataan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti, sehingga dapat diberikan skala prioritas yang jelas pada kebutuhan yang diajukan semua orang. Jelas, dengan batasan anggaran yang ditetapkan, tidak semua orang bisa mendapatkan apa yang diingingkannya. Harus dilakukan analisis mendalam agar apa yang dibutuhkan bisa dipenuhi, alih-alih apa yang diinginkan.

3. Cermati Stok Barang di Gudang

Ketika tiba waktu pendataan, jangan lupa untuk melakukan pencatatan pada barang yang masih ada di gudang. Beberapa barang mungkin sudah lewat masa pakainya, sementara beberapa yang lain masih dapat digunakan. Barang yang masih dapat digunakan ini dapat membantu perusahaan berhemat, meski mungkin nilainya tidak besar.

4. Efisiensi dalam Proses Procurement

Mulai dari perencanaan, pemilihan vendor, pemilihan spesifikasi barang MRO, hingga distribusi sampai ke fasilitas yang memerlukannya, semua wajib dilakukan dengan efisien. Baik dari segi waktu maupun biaya, semakin tinggi tingkat efisiensi pengadaan barang maka semakin menguntungkan untuk perusahaan. Penggunaan platform pengadaan barang elektronik atau digital bisa membantu hal ini.

Baca Juga: Simak 3 Cara Menghitung Biaya Overhead Pabrik dan Fungsinya 

Sebenarnya pengeluaran pada sektor ini sendiri memang menjadi salah satu pengeluaran yang tidak mungkin dihindari. Namun dengan tips dan trik yang tepat, pengeluarannya bisa menjadi efisien, sehingga perusahaan dapat bekerja dengan optimal tanpa harus mengeluarkan terlalu banyak dana.

RUN Market, Membantu Pengadaan Barang Efektif untuk Bisnis Anda

Untuk proses procurement yang efektif dan efisien, Anda bisa menggunakan platform dari RUN Market. RUN Market memahami benar bahwa pengadaan MRO menjadi pengadaan yang perlu dilakukan dengan cermat, sehingga prosesnya akan berjalan lancar dan menguntungkan. Segera gunakan RUN Market untuk proses procurement Anda, dan maksimalkan semua fitur dan benefitnya!