Cermati Penjelasan 6 Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa Ini
Memegang prinsip bisnis dengan baik namun tetap adaptif menjadi kunci sebuah bisnis dapat terus bertahan dan bersaing. Prinsip ini ada di setiap aspek, seperti halnya prinsip pengadaan barang dan jasa yang menjadi salah satu kegiatan rutin perusahaan.
Idealnya prinsip yang ada akan dipegang dengan baik dan menjadi pedoman dalam melakukan berbagai proses transaksi. Dengan demikian hasil yang didapatkan akan sesuai dengan harapan, dan kebutuhan perusahaan dapat dipenuhi dengan baik.
Setidaknya terdapat enam prinsip dasar dalam pengadaan barang dan jasa, yang manfaat dan contohnya dijelaskan dalam masing-masing poin berikut ini.
Baca Juga: 5 Tujuan Open Purchase Order yang Perlu Anda Ketahui
1. Pertama, Prinsip Efektif
Efektif dan efisien sering disamakan. Tapi demikian keduanya memiliki poin yang berbeda. Prinsip efektif artinya seberapa bergunanya sumber daya yang Anda digunakan untuk mencapai tujuan pengadaan ini.
Pengadaan ditargetkan mampu memberikan suatu hal yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tidak ada tenaga, waktu, atau pikiran yang terbuang sia-sia tanpa output maksimal.
Manfaat
Ketika prinsip ini diterapkan, Anda akan mendapatkan optimasi kinerja sumber daya yang Anda miliki. Semua usaha, dana, tenaga, akan benar-benar diarahkan dengan jumlah yang tepat demi mencapai output yang ditargetkan. Tidak ada pemborosan atau kesia-siaan yang muncul dari setiap usaha yang diberikan.
Contohnya
Saat melakukan pengadaan barang dan jasa menggunakan sistem dan modul yang tepat, staf yang terlibat tidak perlu terlalu banyak. Cukup beberapa staf saja yang memahami teknis pengadaan dan detailnya, serta mampu mengoperasikan modul yang digunakan.
2. Kedua , Efisien
Prinsip pengadaan yang kedua adalah efisien. Proses pengadaan harus dibuat lebih efisien dari segi tenaga, waktu, dan biaya yang dibutuhkan, sehingga akan menyelesaikan masalah yang selama ini terjadi.
Kombinasi antara tenaga manusia dan sistem digital yang canggih dapat membantu penerapan prinsip ini. Dari waktu ke waktu akan terdapat progres procurement yang diadakan oleh bisnis sehingga performanya terus meningkat.
Manfaat
Manfaatnya jelas terus mengembangkan kemampuan dan kapasitas bisnis dalam mengadakan proses procurement barang dan jasa. Semakin efisien proses yang dilakukan, semakin baik pula hasil yang didapatkan dari setiap pengadaan yang dilakukan.
Contohnya
Ketika Anda memiliki berbagai vendor dan pemasok, Anda dapat memanfaatkan opsi tersebut untuk mendapatkan pilihan terbaik. Dengan sistem yang ada, biaya yang digunakan dapat ditekan hingga titik tertentu namun tetap dapat menghasilkan pengadaan sesuai dengan target yang diharapkan.
3. Yang Ketiga, Transparan
Ketiga, adalah prinsip transparan. Setiap hal yang terkait dengan transaksi idealnya dapat dilihat oleh setiap pihak yang berkepentingan, sehingga tidak ada data yang disembunyikan dan berpotensi merugikan pihak lain.
Prinsip ini sendiri diterapkan mulai dari tahap perencanaan, eksekusi pengadaan, pembayaran, sampai dengan proses pengiriman barang sampai ke tujuan. Dengan bantuan modul dan sistem yang terintegrasi, semua ini dapat dilihat dengan baik oleh kedua pihak melalui masing-masing dashboard yang digunakan
Manfaat
Dengan menerapkan prinsip tersebut, Anda dapat memastikan setiap pihak melihat secara gamblang setiap proses yang terjadi. Kontrol yang dimiliki dapat dilakukan setiap saat selama masih dalam syarat dan ketentuan yang disepakati. Keterbukaan ini juga menjadi hal yang berharga untuk setiap pihak, sebagai bentuk kejujuran dan profesionalitas dalam kerja sama yang dilakukan.
Contohnya
Penyusunan rencana procurement idealnya dapat dilihat oleh setiap manajer terkait, agar dapat ditinjau dengan baik dan disesuaikan dengan kebutuhan. Hal serupa juga berlaku hingga pada saat pesanan diantarkan, proses QC dan QA idealnya dapat ditinjau oleh kedua belah pihak secara terbuka, sehingga transaksi berjalan secara lugas tanpa ada proses yang ditutupi.
4. Prinsip Keempat, Keadilan
Prinsip berikutnya adalah prinsip keadilan. Tidak boleh ada perbedaan perlakuan antara satu pihak dengan pihak lainnya, sebab semua pihak memiliki hak dan kewajiban yang sama sesuai dengan perannya masing-masing dalam transaksi yang dilakukan.
Semua tugas dilakukan sesuai dengan porsinya, sehingga proses pengadaan barang dapat dilakukan dengan ideal sesuai kaidah yang berlaku dan disepakati setiap pihak. Dengan demikian hasil dari proses pengadaan yang dilakukan akan sesuai harapan.
Manfaat
Saat prinsip ini dipegang, setiap proses akan berjalan dengan baik. Semua pihak akan melakukan kewajibannya masing-masing. Dengan demikian, hak yang akan diterima juga sesuai dengan tanggung jawab yang dilakukan.
Contohnya
Perusahaan memiliki kewenangan untuk mengajukan permintaan, menilai penawaran yang masuk, dan melakukan payment setelah pengadaan selesai dilakukan. Di sisi lain, penyedia akan bertugas untuk memenuhi apa yang telah disepakati dalam kontrak yang ditandatangani bersama. Saat kewajiban terselesaikan, penyedia berhak meminta pelunasan atas transaksi yang dilakukan.
5. Prinsip Persaingan Terbuka
Prinsip pengadaan barang dan jasa yang kelima adalah persaingan terbuka. Hal ini berarti, ketika persaingan terjadi maka setiap data harus dibuka dengan adil dan setara untuk masing-masing pihak yang turut dalam proyek ini.
Bisnis dijalankan atas semangat persaingan sehat, dan objektivitas. Jangan sampai terdapat data yang diberikan pada salah satu pihak saja, dengan maksud menguntungkan salah satu pihak yang bersaing mendapatkan proyek terkait.
Manfaat
Kredibilitas bisnis yang Anda bangun akan terjaga, sehingga setiap transaksi dapat dilakukan dengan adil. Dengan persaingan yang terbuka, objektivitas penilaian dan proses dapat dijaga, sehingga opsi terbaik dapat diperoleh oleh bisnis Anda dalam urusan pengadaan barang dan jasa ini.
Contohnya
Saat mengirimkan daftar kebutuhan dan spesifikasi detail barang dan jasa yang diperlukan, semua data yang diberikan harus sama dan dikirimkan pada waktu serupa. Dengan begini setiap penyedia memiliki waktu dan kesempatan yang seimbang dalam memberikan penawaran serta menjalankan proses tender dengan adil.
6. Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa Terakhir , Akuntabel
Prinsip ini akan berkaitan dengan pertanggungjawaban atas apa yang sudah dilakukan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Setiap tahapannya harus dicatat dengan benar, sehingga tidak ada unsur rekayasa yang menguntungkan salah satu pihak dan membawa kerugian untuk pihak lainnya.
Akuntabilitas menjadi hal yang penting agar bisnis dapat mempertanggungjawabkan proses dan tahapan yang telah dilaksanakan hingga selesai. Tanpa adanya prinsip ini, Anda boleh jadi akan sulit mendapatkan kepercayaan dari pihak lain sehingga proses sourcing berjalan makin berat.
Manfaat
Saat prinsip ini dipegang dengan baik, Anda tidak hanya akan memperoleh trust dari pihak lain, namun juga dari publik yang dimiliki. Ketika setiap transaksi dapat dipertanggungjawabkan dengan baik, reputasi bisnis akan meningkat dari waktu ke waktu. Di saat bersamaan, proses akuntansi di dalam bisnis akan tetap terjaga dan keuangan bisnis lebih sehat.
Contohnya
Contohnya dapat dilihat pada pencatatan laporan keuangan yang dihasilkan dari setiap pengadaan . Ketika diaudit dan terbukti benar dan cocok, maka prinsip ini telah dijalankan dengan baik.
Baca Juga: 5 Tujuan Open Purchase Order yang Perlu Anda Ketahui
Modul pengadaan barang dan jasa yang tepat dapat membantu proses pengadaan berjalan dengan optimal. Tentu saja, dengan menggunakan platform yang juga tepat, Anda dapat tetap memegang prinsip pengadaan barang dan jasa dengan baik, sekaligus mendapatkan vendor dan mitra bisnis yang produktif. Hal ini dapat dengan mudah diperoleh di RUN Market, sebagai salah satu platform pengadaan barang dan jasa yang memiliki sistem solid. Lengkap, harga yang kompetitif, dan supplier yang bergam, segera bergabung dengan RUN Market untuk procurement yang lebih baik!
