integrated procurement system

8 Fungsi Integrated Procurement System untuk Perusahaan

Salah satu sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa adalah integrated procurement system (IPS). Kehadiran IPS mampu meningkatkan efektivitas, transparansi, hingga kontrol dalam seluruh proses pengadaan. 

Selain itu, adanya integrated procurement system maka seluruh aspek pengadaan dapat dikelola dengan mudah. Mulai dari penawaran, pembelian, permintaan supplier, pengadaan, pengiriman, evaluasi, hingga pembayaran. Sebab, semuanya telah terintegrasi ke dalam satu sistem. 

Oleh karena itu, adanya sistem IPS memudahkan perusahaan untuk mengotomatisasi sebagian besar atau seluruh alur kerja pengadaan. Sehingga mampu mengurangi kesalahan manusia, memaksimalkan pengeluaran, dan meningkatkan pengawasan terhadap proses tersebut.

Untuk mengetahui lebih jauh, artikel di bawah ini membahas tentang fungsi dan cara kerja integrated procurement system. Simak selengkapnya di bawah ini.

Fungsi Integrated Procurement System

fungsi integrated procurement system
Sumber: pinterest.com

Berikut beberapa fungsi utama dari integrated procurement system:

1. Perencanaan dan Penganggaran

Sistem ini memudahkan perusahaan untuk merencanakan kebutuhan pengadaan barang dan jasa berdasarkan anggaran yang tersedia. Ini membantu menghindari pemborosan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijaksana.

2. Pengelolaan Vendor

Sistem ini mengelola pencatatan dan pemantauan informasi mengenai vendor yang berpotensi atau telah bekerja sama dengan perusahaan. Ini termasuk informasi tentang kualifikasi, performa, harga, dan persyaratan kontrak.

3. Pengajuan Permintaan

Karyawan dari berbagai departemen dalam perusahaan dapat mengajukan permintaan barang atau jasa melalui sistem ini. Permintaan ini akan melewati proses persetujuan dan validasi sebelum melanjutkan ke tahap selanjutnya.

4. Pemesanan dan Pembelian

Setelah vendor dipilih, sistem ini memudahkan dalam membuat pesanan pembelian. Informasi mengenai jumlah, harga, tenggat waktu, dan lainnya dapat direkam dalam sistem ini.

5. Penerimaan dan Pemeriksaan

Sistem ini membantu dalam mencatat penerimaan barang atau jasa yang dipesan. Pemeriksaan kualitas juga dapat dilakukan untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang dipesan.

6. Pembayaran dan Pelacakan

Sistem ini mengintegrasikan proses pembayaran dengan informasi pemesanan dan penerimaan. Ini membantu dalam memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan benar dan sesuai dengan persyaratan kontrak.

7. Pelaporan dan Analisis

Sistem ini dapat menghasilkan laporan tentang berbagai aspek pengadaan, termasuk anggaran, pengeluaran, efisiensi proses, performa vendor, dan lain-lain. Informasi ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan strategis.

8. Kepatuhan dan Audit

Sistem ini membantu dalam menjaga kepatuhan terhadap prosedur pengadaan yang telah ditetapkan. Ini juga dapat mempermudah proses audit karena semua informasi terkait pengadaan tersimpan dengan baik.

Secara keseluruhan, integrated procurement system membantu perusahaan untuk mengelola proses pengadaan dengan lebih efisien, mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan transparansi, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Cara Kerja Integrated Procurement System

cara kerja integrated procurement system
Sumber: pinterest.com

Berikut adalah langkah-langkah umum yang menjelaskan cara kerja sistem ini:

1. Perencanaan dan Penganggaran

  • Identifikasi kebutuhan: Departemen yang memerlukan barang atau jasa mengidentifikasi kebutuhan mereka dan mengajukan permintaan melalui sistem.
  • Penetapan anggaran: Berdasarkan permintaan tersebut, sistem akan memeriksa anggaran yang tersedia untuk memastikan ketersediaan dana yang cukup.

2. Pengajuan Permintaan

  • Permintaan diajukan: Permintaan barang atau jasa diajukan oleh departemen melalui sistem.
  • Persetujuan dan validasi: Permintaan ini melewati proses persetujuan dan validasi sesuai dengan hierarki organisasi.

3. Pelelangan dan Penawaran

  • Persiapan lelang: Jika diperlukan, sistem akan memfasilitasi proses persiapan lelang, termasuk spesifikasi produk/jasa dan kriteria penilaian.
  • Undangan lelang: Vendor-vendor yang terdaftar dalam sistem diundang untuk mengajukan penawaran sesuai dengan spesifikasi yang diberikan.
  • Evaluasi penawaran: Sistem membantu dalam mengevaluasi penawaran yang masuk berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

4. Pemesanan dan Pembelian

  • Pemilihan vendor: Berdasarkan hasil evaluasi, vendor yang berhasil dipilih akan dimasukkan ke dalam sistem sebagai pemasok.
  • Pembuatan pesanan: Pesanan pembelian dibuat dalam sistem dengan mencantumkan detail produk/jasa, jumlah, harga, dan lain-lain.

5. Penerimaan dan Pemeriksaan

  • Penerimaan barang/jasa: Setelah barang atau jasa diterima, proses penerimaan diakui dalam sistem.
  • Pemeriksaan kualitas: Jika perlu, sistem dapat mencatat hasil pemeriksaan kualitas untuk memastikan kelayakan barang/jasa.

6. Pembayaran dan Pelacakan

  • Proses pembayaran: Sistem akan mengintegrasikan informasi pemesanan, penerimaan, dan faktur untuk memastikan pembayaran yang akurat kepada vendor.
  • Pelacakan dan rekam jejak: Semua informasi terkait transaksi, penerimaan, dan pembayaran akan dicatat dalam sistem untuk pelacakan dan rekam jejak.

7. Pelaporan dan Analisis

  • Laporan pengadaan: Sistem dapat menghasilkan laporan tentang pengeluaran, performa vendor, efisiensi proses, dan lain-lain untuk keperluan manajemen dan pengambilan keputusan.

8. Kepatuhan dan Audit

  • Kepatuhan terhadap prosedur: Sistem akan membantu memastikan bahwa semua proses pengadaan mengikuti pedoman dan aturan yang telah ditetapkan.
  • Audit dan verifikasi: Data dalam sistem dapat digunakan untuk proses audit dan verifikasi transaksi pengadaan.

Cara kerja sistem pengadaan terintegrasi dapat bervariasi tergantung pada perangkat lunak atau platform yang digunakan, serta kebutuhan khusus dari perusahaan tersebut. Tujuannya adalah untuk menciptakan alur kerja yang efisien, transparan, dan terkendali dalam semua tahap proses pengadaan.

Agar setiap industri mampu mendapatkan konsumen yang sesuai kebutuhan, RUN Market dari RUN System memberikan solusi inovatif pengelolaan sistem pengadaan yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk saling terhubung dalam satu platform.

Fitur-fitur dalam RUN Market mampu mampu membantu perusahaan dalam melakukan transformasi pengadaan perusahaan barang dan jasa. Selain itu, RUN Market juga mampu membantu perusahaan menemukan vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan. 
Bersama RUN Market, proses pengadaan menjadi lebih efisien, cepat, dan mudah.

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.