Inilah Contoh Faktur Pembelian yang Penting bagi Perusahaan

Setiap aktivitas transaksi baik antara perusahaan dengan perusahaan atau individu dengan individu pasti tercatat dalam data dan bukti transaksi. Hal ini penting karena berfungsi sebagai catatan pemindahan dana dari satu tempat ke tempat yang lain. Selain bukti transaksi, perusahaan biasanya menerapkan faktur pembelian kepada konsumen yang juga berfungsi sebagai pengingat terjadinya transaksi. Lalu, bagaimana contoh faktur pembelian yang perlu diadopsi perusahaan?

Untuk memahami lebih lanjut mengenai faktur pembelian, artikel di bawah ini akan mengupas tuntas bagaimana pengertian faktur pembelian. Selain itu, memahami berbagai macam fungsi dan contoh faktur pembelian barang atau jasa. Simak keseluruhan informasi ini hanya di RUN Market. 

Pengertian Faktur Pembelian

Secara umum, faktur pembelian adalah invoice atau bukti yang diterima oleh konsumen atau pembeli dari penjual. Ini merupakan istilah untuk faktur penjualan ketika barang atau jasa yang dibeli sudah diterima.

Jadi, dengan arti lain, bukti ini sebenarnya tidak berbeda jauh dengan faktur penjualan namun berbeda dari sudut pandang. Agar lebih jelas, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Mulanya Anda sebagai pembeli atau pelanggan pasti membuat purchase order (pesanan pembelian). Kemudian, daftar tersebut akan diserahkan kepada penjual untuk diproses.

Lalu, penjual akan menyiapkan pesanan dan faktur penjualan, bukan?

Ketika barang atau jasa pesanan diterima oleh Anda sebagai pelanggan maka Anda akan menerima faktur penjualan yang berisi invoice atau tagihan pembayaran. Kemudian, inilah faktur yang dapat disebut juga sebagai faktur pembelian, atau dikenal juga sebagai nota.

Manfaat Faktur Pembelian

Setelah memahami pengertian dari faktur pembelian maka penting bagi Anda untuk mengetahui manfaatnya yaitu:

1. Sebagai bukti fisik bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Di dalamnya telah tertulis informasi lengkap mulai ukuran hingga harga barang atau jasa.
2. Sebagai bukti informasi nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi oleh pelanggan.
3. Bukti berupa dokumen yang valid untuk dicatat dalam pembukuan akuntansi.
4. Sebagai dokumen yang valid untuk melakukan klaim dari konsumen kepada penjual apabila barang yang diberikan tidak sesuai dengan purchase order.
5. Sebagai dokumen valid yang mampu menunjukan banyaknya persediaan barang setelah dilakukan pembelian, dan lain sebagainya.
6. Selain sebagai bukti transaksi, adanya dokumen ini juga sebagai bukti berapa banyak barang yang telah dijual sehingga perusahaan dapat memperbarui stok barang mereka.

Contoh Unsur Faktur Pembelian

Setelah memahami manfaatnya maka perusahaan perlu membuatnya dan segera diterapkan di perusahaan. Adapun unsur-unsurnya adalah:

1. Nama perusahaan atau identitas penjual. Pada bagian ini meliputi nama, logo, alamat perusahaan, serta alamat surel. Jika memungkinkan, perlu memasukkan pula nomor telepon.
2. Nama pelanggan yang bertransaksi beserta alamatnya.
3. Nomor seri atau nomor transaksi.
4. Tanggal faktur.
5. Informasi lengkap tentang transaksi secara rinci dan detail.
6. Nominal yang dibayar. Nominal ini mencakup sub total dan PPN yang harus dibayar oleh konsumen.
7. Nama dan tanda tangan kasir serta nama dan tanda tangan pelanggan. Ini merupakan bukti bahwa transaksi telah dilakukan atas persetujuan kedua belah pihak.

Unsur-unsur di atas dapat memudahkan pencatatan atau pembukuan di akhir periode akuntansi perusahaan. Apabila terdapat penagihan atau hal lainnya maka akan lebih cepat dicek karena data yang diberikan rinci dan detail. Ada dua faktur yang akan dicetak. Pertama, yang asli akan diterima oleh pelanggan. Kedua, yang copy akan diterima oleh penjual. 

Satu hal yang perlu Anda ketahui bahwa faktur pembelian berbeda dari faktur pajak. Oleh karena itu, faktur pembelian tidak dapat dimasukkan dalam faktur elektronik.

Namun, tidak berarti faktur pembelian tidak penting dan dapat diabaikan. Hal ini disebabkan faktur pajak masukan dibuat berdasarkan faktur pembelian. Oleh karena itu, faktur pembelian adalah contoh dokumen pendukung bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk membuat faktur pajak masukan.

Kemudian, hubungan faktur biasa dengan elektronik merupakan hubungan tidak langsung. Meskipun tidak langsung, dokumen ini berperan untuk catatan dalam sistem dokumentasi PKP. Maka dari itu, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melakukan pengecekan terhadap faktur pajak masukan sehingga PKP bisa mengeluarkan dokumen-dokumen pendukung. 

Baca Juga: Inilah Sistem Penunjukan Langsung yang Baik dan Efisien

Faktur pembelian adalah bukti yang berisi informasi berupa tagihan pembayaran dari penjual kepada pelanggan. Perusahaan perlu memiliki serta menerapkannya agar tidak terjadi kesalahpahaman saat bertransaksi. Untuk menunjang performa bisnis suatu perusahaan, RUN Market menyediakan fitur transaction report. Fitur ini akan memberikan informasi berupa data ter-update sehingga proses bisnis menjadi lebih lancar dan efektif.