surat penawaran barang

3 Fungsi dan Tips Membuat Surat Penawaran Barang untuk Perusahaan

Dalam proses pemasaran bisnis, strategi menawarkan produk kepada perusahaan lain yang membutuhkan harus dilakukan dengan berbagai pendekatan. Pada beberapa perusahaan, cara ini ditempuh dengan bantuan media sosial  dan platform digital lainnya. Namun ada juga perusahaan yang masih menggunakan cara lama untuk menyebarkan informasi terkait produk. Salah satunya adalah dengan membuat dan mengirimkan surat penawaran barang. Apa saja fungsi dari surat ini? Kemudian bagaimana dokumen ini dibuat? Simak penjelasannya berikut ini.

Surat Penawaran Barang dan Bedanya dengan Surat Lainnya

Surat penawaran memiliki beberapa jenis, diantaranya adalah surat penawaran jasa, barang, dan harga. Dilihat dari kegunaannya, surat penawaran barang adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan untuk menawarkan produknya. Surat ini akan dikirimkan kepada perusahaan lain yang berpotensi melakukan pembelian produk. Sedangkan surat penawaran jasa dan harga memiliki fungsi yang hampir sama. Hanya saja hal yang ditawarkan berbeda.

Jika Anda berpikir bahwa penerbitan surat penawaran barang termasuk dalam cara lama, maka harus melihat manfaat yang akan didapatkan perusahaan. Terkadang cara ini dilakukan tidak semata-mata untuk meningkatkan penjualan, namun juga membangun jaringan. Simak fungsi surat ini lebih detail berikut.

Fungsi Surat Ini bagi Perusahaan

1. Sebagai Pemberi Informasi

Surat penawaran barang berisi tentang berbagai informasi penting perusahaan. Diantaranya adalah profil singkat perusahaan, varian produk yang dimiliki beserta harga, dan cara melakukan pembelian. Termasuk informasi mengenai potongan harga. Karena isi surat yang detail inilah, perusahaan menggunakannya sebagai alat untuk memberi informasi lengkap. Selain itu, strategi ini juga dapat diingat lebih lama oleh perusahaan yang berminat melakukan pembelian namun belum sempat.

2. Sebagai Alat Strategi Pemasaran

Sudah disebutkan sedikit di atas, dokumen ini adalah salah satu strategi pemasaran yang terbukti berhasil. Bahkan cara ini memungkinkan perusahaan lain mempelajari produk Anda lebih teliti sebelum menentukan pembelian. Mempelajari dalam hal ini akan memperbesar peluang produk Anda dibeli dalam jumlah yang besar. Apalagi setelah mereka memahami sistem promo yang ditawarkan perusahaan.

3. Sebagai Sarana Membangun Hubungan Baik

Apabila perusahaan yang mendapatkan surat penawaran barang ini tidak mengantarkan Anda pada penjualan, surat ini tetap memiliki fungsi lain. Dokumen ini dapat menjadi sarana membangun hubungan baik dengan perusahaan lain. Baik itu perusahaan yang akan menjadi pelanggan maupun perusahaan yang nantinya dapat bekerja sama di bidang lain dengan perusahaan Anda.

Sumber: freepik

Tips Membuat Surat Penawaran Barang

1. Penulisan Harus Dilakukan Secara Formal

Surat penawaran barang bersifat resmi sehingga penulisannya harus mengikuti ketentuan yang ada. Secara garis besar format untuk dokumen ini adalah kop surat, kepala surat, pembukaan, isi, dan penutup. Kemudian dituliskan dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Jangan lupa juga untuk memberikan identitas perusahaan dengan lengkap, termasuk narahubung untuk melakukan pemesanan produk.

2. Pastikan Informasi Produk Jelas dan Mudah Dimengerti

Karena surat ini memungkinkan perusahaan memberikan informasi detail, usahakan untuk tetap menyampaikannya dengan baik. Artinya, Anda harus hati-hati jika produk yang ditawarkan beragam. Baik bentuk, varian, maupun harganya. Agar mudah dimengerti, kelompokkan produk sesuai kriteria kemudian sajikan tabelnya secara urutan. Selain memudahkan penerima surat dalam membaca, mereka juga akan lebih mudah melakukan pemesanan.

3. Cantumkan Informasi Biaya Kirim dan Potongan Harga Jika Ada

Lebih lanjut soal harga produk, Anda juga harus memberikan informasi mengenai ketentuan biaya kirim produk. Biaya kirim akan menjadi faktor kuat pembeli dalam mempertimbangkan dan mengakses produk Anda. Selain itu, promo dan/atau potongan harga yang diberikan untuk pembelian dalam jumlah tertentu juga perlu disertakan jika ada. Termasuk sampai kapan promosi tersebut berlaku agar pembeli dapat segera mengambil tindakan, dalam hal ini pemesanan atau pembelian.

Sumber: freepik

Contoh yang Bisa Diikuti

Agar Anda semakin mudah memahami cara membuat surat penawaran barang, perhatikan contoh berikut ini. Tentu saja Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan, karakteristik, hingga citra apa yang ingin dibangun. Jadikan dokumen ini memiliki 3 fungsi di atas sekaligus mengenalkan identitas perusahaan Anda.

Itu tadi adalah fungsi dan tips membuat surat penawaran barang yang bisa Anda coba. Meskipun cara ini termasuk cara lama, tapi manfaat yang dirasakan masih ada. Selain itu, biaya yang dikeluarkan untuk membuat dokumen ini juga tidak besar. Sehingga strategi pemasaran ini masih sangat disarankan, terutama bagi perusahaan B2B yang sasarannya perusahaan lain.

Seperti yang sudah dijelaskan sedikit di atas, pelaksanaan pengiriman surat ini dapat dibantu dengan teknologi yang mendukung. RUN Market adalah platform yang dapat mempertemukan perusahaan dengan perusahaan lain untuk menawarkan produknya. Melalui fitur Sales Order Management, Anda akan lebih mudah menjalankan fungsi surat penawaran barang. Proses pemasaran sekaligus pemesanan produk menjadi lebih efektif dan efisien. Temukan info lebih lanjut mengenai RUN Market dengan mengikuti tautan ini.

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.