Memahami Stock Opname adalah Proses Penting, Simak Detailnya!

Kegiatan bisnis tidak akan lepas dari pengelolaan gudang dan produk yang dimiliki, baik berupa produk siap jual atau berupa bahan baku. Untuk dapat mengolah barang yang ada di gudang dengan baik, diperlukan proses yang disebut stock opname. Stock opname adalah kegiatan penghitungan barang secara menyeluruh yang dilakukan berkala, guna mendapatkan data akurat terkait barang yang dimiliki perusahaan.

Idealnya, pemahaman pada konsep ini dimiliki oleh setiap pebisnis yang ada di dunia industri. Tidak harus selalu dilakukan secara internal, terkadang stock opname juga melibatkan pihak luar yang kredibel untuk membantu perusahaan melaksanakannya.

Agar mendapatkan pemahaman yang lebih baik terkait hal tersebut, mari simak penjelasan mengenai pengertian, manfaat, dan cara melakukan stock opname secara ideal.

Pengertian Stock Opname

Seperti yang sudah dijelaskan di bagian awal, stock opname adalah kegiatan penghitungan persediaan barang atau stok yang dimiliki di dalam fasilitas perusahaan. Fasilitas ini sendiri bisa berarti toko atau gudang, dimana stok barang disimpan atau berada.

Meski terdengar sederhana, namun proses melakukan stock opname bisa memakan waktu persiapan hingga pelaksanaan yang tidak sebentar. Hal ini dikarenakan akurasi penghitungan harus dipastikan. Data yang diperoleh dari proses ini akan dimanfaatkan untuk banyak keperluan esensial bagi perusahaan atau bisnis.

Penghitungan juga dilakukan secara berkala, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Idealnya, periode penghitungan dilaksanakan setiap tahun, 6 bulan sekali, atau periode lain yang dirasa tepat untuk memonitor keluar-masuknya barang di fasilitas perusahaan.

Enam Manfaat Stock Opname adalah Sebagai Berikut

Menghitung barang yang dimiliki di stok tidak hanya berguna untuk mengetahui secara pasti dan aktual terkait jumlah barang, namun juga membawa beberapa manfaat lain untuk perusahaan. Beberapa manfaat stock opname adalah sebagai berikut.

• Meminimalisir terjadinya kecurangan atau penyimpangan pada stok barang, baik dalam skenario barang kurang, atau barang berlebih. Jika hal ini terjadi artinya harus dilakukan evaluasi pada penyimpanan atau pencatatan yang dilakukan.
• Mengantisipasi terjadinya kekosongan stok barang yang ada di gudang. Saat angka menunjukkan stok minimal, maka akan menjadi tanda harus dilakukan pemesanan kembali atau produksi.
• Mengamati dinamika persediaan dari waktu ke waktu. Dinamika ini menjadi salah satu acuan bagaimana performa penjualan perusahaan, sehingga perkembangan bisnis Anda dapat diamati dengan cermat.
• Memastikan arus keluar dan masuk barang dengan akurat.
• Mengetahui kondisi barang di gudang.
• Melakukan kategorisasi dan pengelompokan barang di gudang sesuai dengan kriteria yang sudah ditetapkan untuk memudahkan pendataan yang dilakukan.

Cukup banyak bukan manfaatnya? Manfaat di atas bisa terasa ketika perusahaan melakukan operasional rutin. Suplai barang yang diperlukan untuk produksi bisa dijaga, sehingga jumlah pasokan produk ke pasar bisa memenuhi permintaan dari pasar.

Begini Cara Melakukan Stock Opname secara Ideal

Secara umum tahapan pelaksanaan stock opname adalah terbagi menjadi tiga, yakni tahap awal, tahap persiapan, dan tahap pelaksanaan. Penjelasan dari masing-masing tahap tersebut bisa Anda simak di poin berikut ini.

1. Tahap Awal Stock Opname

Idealnya tahap awal dalam stock opname adalah satu minggu sebelum pelaksanaan prosedur tersebut. Dalam prosesnya, komunikasi dengan tim persediaan di fasilitas gudang wajib ditingkatkan, sehingga koordinasi terkait proses bisa berjalan lancar.

Poin penting dalam proses ini adalah :

• Memberi label pada barang yang sudah dihitung oleh staf gudang dan melakukan penataan secara sistematis
• Memastikan stok sudah dilengkapi kode untuk memudahkan penghitungan
• Memberi label atau tanda tidak dihitung pada barang yang tidak perlu dihitung. Proses ini dilakukan staf gudang

2. Tahap Persiapan

Persiapan dilakukan sebagai langkah terakhir sebelum pelaksanaan stock opname. Dalam tahap ini poin pentingnya adalah :

• Briefing untuk semua pihak yang terlibat dalam penghitungan keesokan harinya
• Pembagian tugas dan tanggung jawab
• Data mutasi barang dilengkapi hingga jam tutup operasional oleh staf gudang
• Memastikan bahwa tidak ada proses input mutasi barang di atas jam tutup gudang sebelum stock opname

3. Tahap Pelaksanaan Penghitungan

Saat tiba waktu pelaksanaan penghitungan barang, berikut poin penting yang wajib diperhatikan :

• Pastikan seluruh transaksi sudah diinput ke dalam masing-masing program
• Buat cetakan fisik, dan berikan pada pihak accounting dan audit untuk acuan rekam stok. Dokumen ini tidak boleh diberikan pada staf gudang
• Eksekusi stock opname, tandai barang yang sudah dicek dan dihitung
• Semua berkas fisik yang digunakan dan sudah terisi penuh hasil stock opname dimasukkan ke dalam program untuk dianalisa
• Lakukan cek ulang untuk mengurangi risiko salah hitung
• Setelah proses selesai, hasilnya diberikan pada pihak accounting untuk dilakukan penyesuaian persediaan di dalam program

Betapa pentingnya stock opname dalam aktivitas perusahaan, sehingga harus dilakukan benar-benar akurat dan riil, sesuai kondisi di lapangan. Tentu dengan data ini pula Anda bisa melakukan update di platform pengadaan barang, terkait ketersediaan barang yang ada di gudang bilamana ada klien yang membutuhkan update tersebut.

RUN Market, Platform Pengadaan Barang Akurat, Praktis, dan Produktif

Terkait dengan pemanfaatan data stock opname adalah hal yang cukup penting untuk pembaruan data pada platform pengadaan barang seperti RUN Market. Di sini, ketersediaan barang selalu diperbarui agar klien dapat mengetahui benar kapasitas pengadaan yang bisa dilakukan vendor dan supplier. Jadi penting untuk melakukan stock opname dengan akurat dan detail. Untuk Anda, pengusaha vendor dan supplier, segera bergabung dengan RUN Market guna mengembangkan potensi pasar yang dimiliki. Makin luas dan tumbuh dengan transaksi produktif, RUN Market hadir sebagai tempat kolaborasi semua pihak!