Mengenal Dokumen Quotation dalam Pengadaan Barang Perusahaan

Pada setiap transaksi yang terjadi, khususnya pada urusan procurement, beberapa berkas selalu dicantumkan sebagai satu kelengkapan administrasi yang diperlukan. Misalnya saja, paling jelas adalah faktur penjualan dan quotation. Meski sering disalahartikan sebagai dua dokumen yang sama, namun faktur penjualan dan quotation adalah berkas yang sama sekali berbeda.

Dalam artikel ini akan dijabarkan lebih lanjut terkait apa itu quotation, jenis-jenis quotation, hingga cara membuat quotation yang ideal. Beberapa informasi tambahan juga akan disampaikan sebagai pelengkap pembahasan. Namun ada baiknya Anda memahami dahulu perbedaan dua berkas yang disebutkan lebih awal tadi.

Perbedaan Mendasar Faktur Penjualan dan Quotation

Faktur penjualan merupakan dokumen yang muncul berkat adanya penjualan dari perusahaan. Isinya mencakup jenis barang, harga barang, potongan harga, pajak pertambahan nilai, hingga detail perusahaan lain. Tujuan dokumen ini adalah sebagai bentuk pengesahan terjadinya transaksi penjualan antara dua pihak.

Di sisi lain quotation adalah surat penawaran. Jadi konteks utama berkas tersebut merupakan bentuk penawaran yang diberikan pada pelanggan setelah terjadi permintaan dari perusahaan Anda. Tujuan berkas ini adalah perjanjian kesepakatan harga antara penjual dan pembeli secara langsung. Secara umum, quotation muncul karena ada perbedaan harga antara penawaran dan harga pasar.

Jelas perbedaannya bukan?

Jenis-Jenis Quotation Letter adalah Sebagai Berikut

Quotation letter sendiri kemudian dibedakan menjadi dua jenis utama, yakni vendor’s quotation dan customer’s quotation. Mungkin dengan melihat namanya saja Anda sudah memiliki gambaran mengenai penjelasan dua quotation berbeda ini.

Secara singkat, berikut penjelasannya.

Vendor’s Quotation

Merupakan bentuk surat penawaran atau daftar kesepakatan yang disusun perusahaan manufaktur kepada vendor. Saat ingin melakukan kesepakatan dengan vendor, perusahaan akan menerbitkan jenis quotation ini untuk ditawarkan pada vendor terkait.

Secara umum penggunaan quotation jenis ini lebih sering digunakan oleh perusahaan manufaktur.

Customer’s Quotation

Di sisi lain, customer’s quotation adalah surat penawaran yang disusun perusahaan untuk pelanggan. Saat perusahaan akan melakukan penawaran penjualan pada pelanggan, maka dokumen ini diterbitkan untuk pelanggan.

Lalu Bagaimana dengan Istilah Sales Quotation?

Pada beberapa rujukan, terdapat pula istilah sales quotation. Anda tak perlu bingung, karena pada dasarnya sales quotation adalah surat penawaran yang diberikan dari perusahaan pada klien, untuk menawarkan sederet produk dan kesepakatan atas transaksi yang akan dilakukan. Jadi, sales quotation ini serupa dengan quotation yang dijelaskan sebelumnya. Hanya saja dua quotation sebelumnya lebih spesifik karena lebih jelas konteks penerbitan dokumennya.

Cara Membuat Seller Quotation

Dalam rangka membuat seller quotation ada tiga bagian besar yang wajib ada. Pertama adalah bagian pendahuluan atau bagian atas, kemudian bagian isi, dan terakhir adalah bagian bawah atau penutup. Ketiga bagian ini wajib ada dalam sebuah quotation, sehingga berkas tersebut memenuhi kriteria dokumen yang ideal.

Untuk penjelasan masing-masing bagian bisa Anda simak di sini.

Bagian Atas atau Pendahuluan

Bagian ini akan memuat beberapa informasi mengenai perusahaan yang mengajukan quotation tersebut. Mulai dari nama perusahaan, logo, nomor quotation, tanggal penerbitan, alamat perusahaan, nama klien, hingga tanggal kadaluarsa penawaran yang ada di dalam berkas tersebut.

Ketika batas tanggal kadaluarsa terlewati, maka bisa saja penawaran tidak lagi berlaku atau akan ada perubahan harga yang terjadi. Ketika tenggat waktu lewat, akan dikirimkan kembali quotation baru yang relevan dengan kondisi terkini.

Bagian Isi

Karena quotation adalah berkas penawaran, maka bagian isi dari berkas ini akan berisi detail penawaran yang diberikan pada klien. Tercantum di dalamnya nama barang atau jasa yang ditawarkan, harga barang dan jasa, jumlah barang dan jasa yang dipesan, total harga, syarat dan ketentuan pembayaran.

Disajikan dalam bentuk tabel sistematis sehingga bisa dibaca dengan lebih jelas oleh klien. Penyajian ini dirasa lebih memudahkan klien dalam melihat penawaran, sehingga dapat mempercepat proses pertimbangan yang dilakukan.

Bagian Bawah atau Penutup

Pada bagian ini akan berisi mengenai kolom tanda tangan klien jika menyetujui quotation letter ini. Tersedia pula kontak jelas perusahaan penjual yang akan melayani pembelian tersebut, sehingga urusan bisa berjalan dengan lebih lancar dan cepat.

Jika melihat arti quotation dalam bisnis seperti yang dijelaskan di atas, maka Anda akan paham mengapa berkas ini penting dalam urusan procurement. Dari sisi penyedia atau supplier, berkas ini akan jadi penawaran menarik pada barang dan jasa serta potongan harga, atau insentif transaksi lain, dari sisi perusahaan klien ini akan dilihat sebagai sebuah dokumen penawaran menarik untuk memenuhi kebutuhannya.

RUN Market, Proses Ringkas, Cepat, dan Akurat

Pengiriman quotation adalah hal yang wajar di dunia bisnis dalam konteks pengadaan barang. Dengan RUN Market, pengiriman berkas ini bisa langsung dilakukan tanpa harus membuang banyak waktu. Mempertemukan perusahaan klien dan penyedia barang sebagai supplier, RUN Market akan jadi satu platform transaksi yang praktis, ringkas, dan akurat untuk mengakomodasi semua kebutuhan. Dengan fitur dan sistem yang kuat, RUN Market siap menjadi penghubung perusahaan dan supplier atau vendor dalam urusan pengadaan barang yang modern.