purchasing adalah

Mengenal Perbedaan Purchasing dan Procurement, Simak di Sini!

Roda industri terus  berjalan, bagaimanapun kondisi dunia saat ini. Tentu, dalam proses produksi selalu diperlukan bahan baku. Maka dari itu urusan purchasing adalah hal yang wajib dilakukan, bersamaan dengan procurement. Yang perlu dipahami, dua hal ini sering disalah artikan sebagai kegiatan yang sama.

Pada artikel kali ini, Anda akan diajak masuk lebih dalam guna memahami tugas dan tanggung jawab bagian purchasing, serta perbedaannya dengan procurement. Hal ini semata agar aktivitas bisnis yang dilakukan bisa lebih efektif, sehingga kemajuan bisnis bisa dioptimalkan.

Purchasing adalah Hal Krusial dalam Proses Produksi

purchasing adalah
Sumber : freepik.com

Secara umum, purchasing adalah kegiatan pembelian barang atau jasa dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Barang dan jasa yang diperlukan dan tidak dimiliki oleh perusahaan, dibeli dari pihak lain dengan berbagai prosedur yang sudah disetujui oleh perusahaan.

Pada prakteknya, terdapat sederet tugas dan tanggung jawab dari bagian purchasing yang wajib dilakukan, sehingga urusan pembelian barang bisa terjadi secara lebih optimal. Tugas dan tanggung jawab ini dikerjakan oleh staf purchasing atau disebut purchasing officer. Purchasing officer kemudian dipahami sebagai staf yang bertugas melakukan fungsi ini dalam proses pengadaan barang.

Lalu Apa Perbedaannya dengan Procurement?

Mungkin sedikit dituliskan terkait pengadaan barang di poin sebelumnya. Purchasing adalah bagian kegiatan dari procurement, yang bertujuan melakukan pengadaan barang. Lingkup kerja procurement akan mencakup pula urusan purchasing, sehingga secara sederhana purchasing adalah bagian dari kegiatan procurement.

Jika procurement merupakan kegiatan pengadaan barang, dari pendataan hingga barang sampai dan bisa digunakan di perusahaan, maka purchasing merupakan bagian dari kegiatan tersebut. Jelas bukan perbedaannya?

Tanggung Jawab dan Tugas Purchasing adalah Sebagai Berikut

purchasing adalah
Sumber : freepik.com

Tugas dan tanggung jawab purchasing dilakukan oleh purchasing department, yang berisi beberapa staf yang disebut purchasing officer. Purchasing department adalah satu departemen yang secara khusus menjalankan fungsi ini, sebab tanggung jawab yang dilakukan juga cukup luas.

Memang, secara sederhana departemen ini mengurus pembelian barang. Namun jika dijabarkan, berikut tugas dan tanggung jawab dari bagian purchasing.

1. Memastikan Semua Kebutuhan yang akan Dibeli

Setelah dilakukan pendataan oleh bagian procurement, tugas purchasing department adalah untuk memastikan semua barang yang terdata sudah lengkap dan sesuai kebutuhan. Pengecekan berulang diperlukan, agar tidak terjadi pembelian ganda. Akan sangat lebih baik jika urusan ini masuk dalam sistem pengelolaan sumber daya perusahaan, sehingga proses pengecekan tidak memakan banyak waktu.

2. Memastikan Persetujuan Manajemen Eksekutif

Setelah memastikan semua barang sudah benar, purchasing officer juga wajib memastikan persetujuan dari manajemen eksekutif. Hal yang sederhana memang, namun ketika persetujuan ini belum didapatkan, maka eksekusi pembelian tidak dapat dilaksanakan.

3. Memastikan Barang Pesanan Tiba dengan Kondisi Baik, Tepat Waktu, dan Sesuai Pesanan

Setelah barang tiba di gudang atau di fasilitas lain milik perusahaan, bagian ini juga wajib memastikan keadaan barang tersebut. Pengecekan dilakukan pada jumlah, kondisi barang, serta kualitas barang yang dipesan, sehingga sesuai dengan pesanan yang sudah dilakukan. Ketika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan, makaa proses selanjutnya adalah melakukan pengembalian atau prosedur lain sesuai dengan kontrak pembelian.

purchasing adalah

4. Hubungan Baik dengan Vendor

Menjalankan fungsi menjaga hubungan baik dengan vendor juga menjadi tanggung jawab dari bagian purchasing. Dengan kerjasama yang baik dan produktif, vendor bisa menjadi partner jangka panjang, yang akan membawa keuntungan bagi perusahaan dan vendor secara terus menerus.

5. Perantara Vendor dan Departemen Keuangan

Meski memiliki sebutan purchasing department, namun urusan pembayaran tetap akan diselesaikan oleh departemen keuangan. Maka dari itu, setelah barang sampai dan dipastikan sesuai, purchasing department bertugas untuk menjadi perantara antara perusahaan dan vendor, guna memastikan pembayaran tepat waktu. Tugas ini semakin kompleks manakala terdapat pembelian dari beberapa vendor sekaligus dengan kontrak yang berbeda.

6. Berkas Invoice, Faktur, dan Purchase Order

Meski terdengar mudah, namun tugas bagian purchasing adalah mencakup dokumentasi ketiga berkas ini. Diperlukan ketelitian yang ekstra untuk memastikan semua berkas valid dan ditaati setiap pihak, sehingga kerjasama yang terjalin bisa benar-benar menguntungkan semua pihak.

Sederet skill wajib dimiliki oleh setiap staf purchasing. Mulai dari manajemen inventaris yang baik, kemudian kemampuan melakukan quality control, hingga pengelolaan keuangan yang mumpuni. Ketiga kemampuan ini diperlukan untuk dapat menjalankan semua fungsi dan tanggung jawab dari bagian purchasing, sehingga tugasnya bisa terlaksana dengan baik.

Urusan purchasing adalah urusan rutin yang akan dilakukan terus menerus, selama perusahaan beraktivitas. Akan lebih baik, jika perusahaan yang Anda miliki menggunakan platform terbaik untuk urusan tersebut. RUN Market, menjadi platform procurement terbaik yang tersedia saat ini. Dengan satu akses mudah, Anda dapat menemukan berbagai vendor dan supplier guna memenuhi kebutuhan Anda. Sistem yang rapi dan aman memastikan semua urusan pengadaan barang selesai dengan cepat, tepat, dan akurat, sehingga Anda bisa kembali fokus pada pengembangan bisnis. Bergabunglah dengan RUN Market sekarang juga, dan dapatkan semua keuntungannya!

purchasing adalah

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.