Pengertian Open Tender dan 6 Tahapan Mengikutinya

Open Tender atau yang lebih dikenal dengan tender terbuka adalah tender yang diumumkan kepada publik baik melalui media cetak maupun elektronik sehingga siapa saja dapat mengikuti kegiatan tender tersebut asalkan memenuhi persyaratan.

Sedangkan tender tertutup adalah tender yang proses pelaksanaannya hanya ditujukan kepada perusahaan/badan/individu tertentu dengan cara mengundang atau menunjuknya secara langsung.

Lebih Baik Mana Antara Tender Terbuka dan Tertutup?

Sumber: Pexels

Jawabannya, tergantung kebutuhan. Misalnya, open tender umumnya dipilih oleh pihak pemilik (owner) dengan tujuan untuk mengumpulkan sebanyak-banyaknya ide/informasi karena akan diikuti oleh banyak peserta. Pemenang dari tender terbuka ini biasanya akan memberikan yang terbaik karena menjadi kesempatan baginya untuk membuktikan kualitas pekerjaannya.

Tender tertutup ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan yang sudah jamak dilakukan oleh pihak kontraktor. Dalam pelaksanaannya, tender tertutup tidak membutuhkan biaya besar untuk iklannya. Pihak owner proyek biasanya sudah memiliki brief proyek yang jelas dan juga kandidat/kontraktor yang dirasa cocok untuk memenangkan tender tersebut.

Perbedaan Tender Terbuka dan Tertutup

Sumber: Pixabay

Daripada tambah pusing, mari kita bahas langsung perbedaan antara tender terbuka dan tender tertutup, ini dia :

Tender terbuka, pada dasarnya adalah sebuah tender yang dilaksanakan secara terbuka, dimana semua orang bisa mengikutinya. Siapapun bisa, sepanjang peserta tender terbuka bisa memenuhi persyaratan dan ketentuan tender;

Sedangkan tender tertutup ini, pada dasarnya adalah sebuah tender yang dibuka oleh pihak tertentu, dimana pesertanya diundang secara khusus oleh panitia lelang atau penyelenggara tender.

Selain penjelasan diatas, ada beberapa hal lagi yang membuat “tender terbuka”dan “tender tertutup” semakin beda. Apa saja itu? Ini dia :

• Open Tender atau tender terbuka dapat diikuti semua peserta, sepanjang peserta tersebut memenuhi persyaratan yang diajukan oleh penyelenggara;
• Tender terbuka biasanya diumumkan dalam sebuah media, entah itu media cetak, elektronik maupun online, yang pasti ini diumumkan, jadi tidak sembunyi-sembunyi;
• Selain tender yang diumumkan, ternyata tender terbuka juga turut menyertakan informasi sumber dana dan pemilik tender dalam pengumumannya;
• Biasanya, nominal tender terbuka ini besar, bahkan sangat besar. Namun ada juga tender tertutup yang nominalnya bahkan jauh lebih besar;
• Nominal sebuah tender tidak menentukan apakah sebuah tender digelar secara terbuka atau tertutup;
• Tender tertutup hanya diikuti oleh beberapa rekanan yang ditunjuk atau diundang secara khusus;
• Tender tertutup biasanya terkait dengan pengadaan barang dan jasa yang dirahasiakan atau ditutupi dari publik;
• Tidak seperti tender terbuka yang diumumkan secara luas lewat berbagai media, tender tertutup mengundang vendor dengan cara lebih senyap, via surat, lisan atau telepon, jadi kemungkinan sedikit info tender tersebut bocor ke publik;
• Nominal tender tertutup bervariasi, ada yang kecil dan ada yang besar, namun ada juga yang tidak diketahui, baik nominalnya maupun sumber dananya;
• Biasanya tender tertutup ini dilakukan oleh pihak swasta atau pemerintah. Khususnya pemerintah yang berhubungan dengan kontrak-kontrak dalam dunia militer dan intelijen, biasanya tertutup. Alasannya adalah demi keamanan nasional;

Tahapan Mengikuti Open Tender

Sumber: Pixabay

Setelah Anda memahami dan memenuhi persyaratan mengikuti tender, maka sekarang saatnya Anda mengetahui tahapan umum dalam mengikuti tender. Bagaimana tahapannya?

1. Vendor Mendapat Undangan

Pelaku usaha yang boleh mengikuti tender adalah mereka yang telah mendapatkan undangan dari pihak penyelenggara. Sehingga, tidak sembarang pelaku usaha yang bisa mengikutinya.

Umumnya, penyelenggara tender akan menghubungi vendor atau penyedia barang/jasa yang sudah biasa mengikuti tender. Namun, ada beberapa kasus perusahaan bisa mengundang perusahaan lain untuk ikut tender walaupun sebelumnya belum pernah mengikuti tender.

2. Penyelenggara Memberikan Penjelasan Tender

Setelah mendapatkan undangan resmi dari penyelenggara tender, maka seluruh peserta yang diundang dalam tender tersebut akan diberikan penjelasan secara terbuka oleh penyelenggara tender. Biasanya, informasi yang akan diinformasikan terkait cara penilaian, persyaratan legalitas yang perlu dipenuhi, teknis mengikuti tender, dan sebagainya.

Agar bisa mengikuti tender ini, maka perusahaan yang mendapat undangan harus memenuhi syarat legalnya seperti copy akta notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan tiga tahun terakhir, dan lain sebagainya.

3. Pengajuan Proposal Teknis

Tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah pengajuan proposal teknis yang akan dilakukan oleh Anda sebagai penyedia barang/jasa. Untuk proyek dengan nilai kecil, penyedia barang/jasa biasanya tidak dikenakan biaya tender. Namun, untuk proyek bernilai besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan ketika proses tender selesai.

4. Undangan Presentasi Proposal

Setelah proposal teknis diajukan, maka pihak penyelenggara akan menyaring proposal dan memilih beberapa proposal yang sesuai kriteria. Jika proposal Anda terpilih, maka Anda akan mendapat undangan presentasi proposal dan akan diminta untuk melakukan presentasi di hadapan tim penyelenggara terkait penawaran harga dan produk yang ditawarkan.

Umumnya, di tahap ini peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang diterbitkan pihak bank atau asuransi). Di mana, bank garansi ini sering juga disebut perjanjian yang berisi jaminan jika proyek tidak bisa diselesaikan dengan baik, maka uang yang disimpan di bank garansi akan menjadi hak milik penyelenggara tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor atau penyedia barang/jasa.

5. Pengumuman Hasil Presentasi

Pada tahap ini, pihak penyelenggara tender akan memberikan pengumuman hasil presentasi tender yang umumnya akan disampaikan ke masing-masing perusahaan. Jika perusahaan Anda lolos di tahap ini, maka Anda akan mendapatkan undangan untuk masuk ke tahap selanjutnya yaitu tahap auction dengan memasukkan harga.

6. Tahap Auction

Tahap auction merupakan tahap akhir. Disinilah pihak penyelenggara akan mencari dan memilih pemenang tender dengan melihat harga dan produk terbaik. Vendor yang menjadi pemenang akan diberikan agreement atau perjanjian untuk melaksanakan proyek yang terdiri dari beberapa hal dan ketentuan seperti garansi atau jaminan, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.

Baca Juga: Penting! Ketahui  Perbedaan Metode Satu Sampul dan Dua Sampul

Mudah Mengikuti Open Tender Bersama Run Market

Mengikuti open tender pastinya harus memiliki sistem transaction report maupun laporan keuangan yang baik. RUN Market akan membantu Anda untuk memiliki laporan keuangan yang baik sebagai salah satu syarat mengikuti tender.

Selain itu, melalui fitur-fitur yang tersedia dari RUN Market, Anda bisa meningkatkan keuntungan bisnis melalui pengadaan dan project baru dari berbagai perusahaan.

Tidak perlu berpikir dua kali, Anda bisa mengelola proses penjualan dan layanan secara terintegrasi dengan sistem pengadaan di platform RUN Market. Mengikuti tender pun akan lebih mudah karena integrasi sistem RUN Market akan memastikan performance perusahaan Anda lebih baik lagi. Segera kunjungi website RUN Market sekarang juga.