Kenali 4 Jenis Pengadaan Barang dan Jasa & Prosedurnya

Bagi perusahaan, pengadaan adalah sebuah rangkaian kegiatan penting bagi operasional bisnis. Tim produksi, pemasaran, dan tim lain dalam perusahaan tidak akan bekerja secara optimal jika barang dan jasa yang dibutuhkan tidak terpenuhi. Proses pengadaan pun tidak dilakukan dengan singkat. Setiap jenis pengadaan memiliki skema dan prosedur yang berbeda. Itulah kenapa sebagian besar perusahaan perlu memiliki tim khusus untuk menjalankan fungsi pengadaan. Sebelumnya pahami terlebih dahulu 4 jenis pengadaan barang dan jasa serta prosedurnya bagi perusahaan.

Pengadaan Berbeda dengan Pembelian

Pengadaan seringkali disamakan dengan istilah pembelian, padahal keduanya jauh berbeda. Pada rangkaian pengadaan, perusahaan harus melakukan perencanaan, perancangan biaya, pemilihan pemasok, hingga mengawasi pengirimannya. Sedangkan pembelian merupakan kegiatan yang lebih spesifik dan berkaitan langsung dengan penjual, dalam hal ini pemasok dan/atau vendor. Beberapa tahapan pembelian umumnya meliputi pemesanan secara administratif dan pembayaran. Termasuk mengatur adanya pembelian kredit dan laporan keuangannya.

Sehingga dapat dikatakan bahwa pembelian termasuk dalam rangkaian pengadaan. Perlu diketahui juga bahwa pengadaan barang akan melalui prosedur yang berbeda dengan saat melakukan pengadaan jasa. Selain dokumen perjanjian, tahapannya juga berbeda. Simak detailnya berikut ini.

Jenis Pengadaan Barang dan Jasa

1. Pengadaan Langsung

Jenis pertama adalah pengadaan langsung, yaitu pengadaan barang atau jasa yang berkaitan langsung dengan proses pembuatan produk dari awal hingga akhir. Nantinya tim pengadaan akan banyak berkoordinasi dengan tim produksi. Beberapa contoh pengadaan langsung adalah pembelian mesin produksi, pembelian bahan baku mentah dan bahan pendukung produk, hingga mengadakan karyawan baru untuk meningkatkan produksi.

Bentuk pengadaan langsung juga berbeda tergantung jenis perusahaan. Jika perusahaan fokus pada menjual barang jadi dari produsen luar, maka pengadaan barang jasa mereka akan berkaitan dengan kualitas dan ketepatan pengirimannya. Sedangkan pada perusahaan manufaktur, pengadaan langsung meliputi semua komponen proses produksi. Mulai dari mencari barang mentah atau bahan baku terbaik hingga mesin pengemasan dengan hasil terbaik.

Prosedur untuk menjalankan pengadaan langsung biasanya melalui skema tender. Perusahaan bersama dengan penyelenggara tender akan menghimpun vendor atau pemasok yang akan memasukkan penawaran harga. Kemudian perlu dilakukan proses seleksi dan perjanjian pembelian.

2. Pengadaan Tidak Langsung

Berikutnya adalah pengadaan tidak langsung, yaitu pengadaan barang atau jasa yang lebih fokus pada penyediaan operasional perusahaan. Karena tidak berkaitan dengan proses produksi, bentuk dari jenis pengadaan ini sangat beragam. Secara garis besar pengadaan tidak langsung memang tidak memengaruhi produk akhir dan laba suatu perusahaan. Namun jika tidak dilakukan dengan pencatatan yang baik, laporan keuangan perusahaan menjadi tidak valid. Prosedur pengadaan tidak langsung biasanya hanya membutuhkan pihak internal perusahaan, terutama tim yang mengajukan pengadaan dan tim pengadaan. Nantinya tim pengadaan bisa melakukan pemesanan dan pembelian langsung tanpa pihak ketiga seperti pengadaan langsung.

Beberapa contoh bentuk pengadaan tidak langsung adalah sebagai berikut:

• Membeli alat tulis kantor, termasuk printer, mesin fotokopi, dan sebagainya.
• Berlangganan aplikasi atau platform pelayanan pelanggan, Wi-Fi, dan lain-lain.
• Membuat konten dan/atau event pemasaran produk.
• Menyewa penasihat hukum, psikolog untuk karyawan, dan bentuk pelayanan lain.
• Pemeliharaan transportasi perusahaan, dan masih banyak lagi lainnya.

3. Pengadaan Barang Fisik

Jika kedua jenis di atas dibedakan dari segi fungsinya, maka poin ini akan membahas jenis pengadaan barang berdasarkan bentuknya. Sesuai namanya, pengadaan barang adalah rangkaian proses untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan. Baik dalam bentuk barang mentah, barang setengah jadi, maupun barang jadi. Dalam pengadaan barang fisik, perusahaan tidak hanya mengelola pemesanan, pembelian, dan pengirimannya saja. Namun pengelolaan penyimpanan barang agar kualitasnya tetap sama saat akan digunakan juga harus diperhatikan. Biasanya tim pengadaan akan berkoordinasi dengan tim gudang agar penanganan barang tepat.

Dalam beberapa penjelasan, perusahaan yang membutuhkan platform atau produk digital lainnya juga termasuk dalam pengadaan barang. Meski tidak terlihat secara kasat mata, namun perusahaan merasakan manfaat nyata dari barang digital ini.

4. Pengadaan Pelayanan atau Jasa

Terakhir adalah jenis pengadaan jasa atau sering juga disebut sebagai pengadaan layanan. Pengadaan jasa berarti perusahaan merekrut atau membeli pelayanan dari sumber daya manusia. Prosedur pengadaan ini dilakukan tergantung pada jasa apa yang dibutuhkan. Beberapa contoh pengadaan jasa adalah:

• Menambah karyawan paruh waktu untuk meningkatkan produksi.
• Memilih dan melakukan perjanjian kerja dengan vendor untuk menjalankan proyek tertentu.
• Memanggil teknisi khusus untuk memperbaiki mesin produksi.
• Membuat kesepakatan dengan perusahaan ousourcing untuk memenuhi layanan kebersihan dan keamanan, serta masih banyak lagi contoh lainnya.

Setiap perusahaan bisa menggunakan beberapa jenis pengadaan barang dan jasa sekaligus tergantung pada kebutuhan. Namun perlu diingat juga bahwa prosedur yang dilalui harus dilakukan dengan skema yang jelas. Untuk mempermudah Anda menjalankan semua jenis pengadaan, RUN Market adalah solusi yang tepat. Tidak hanya dibantu mengelola dokumennya, penyedia platform pengadaan ini juga akan membantu menjalankan fungsi pengawasan. Ketahui lebih banyak tentang RUN Market dengan mengunjungi kami di sini.