7 Manfaat Aplikasi E Procurement yang Membuat Biaya Lebih Efisien
Salah satu kendala yang sering dialami oleh berbagai industri ketika hendak melakukan proyek adalah pengadaan. Proses tersebut harus dilalui, bahkan tergolong paling awal, sebelum melaksanakan proyek. Hal tersebut menjadi rumit karena selama ini pengadaan proyek masih bersifat manual. Padahal, jika ingin lebih cepat dan biaya menjadi efisien, industri perlu menerapkan aplikasi e procurement.
Namun, tidak banyak industri yang tahu bahwa aplikasi e procurement justru memudahkan proses pengadaan. Agar industri mendapatkan pemahaman mengenai aplikasi e procurement, artikel di bawah ini memberikan informasi mengenai pengertian, manfaat, serta industri apa saja yang membutuhkan e procurement.
Apa Itu Aplikasi E Procurement
Secara umum, aplikasi e procurement (pengadaan elektronik) adalah sistem atau platform perangkat lunak yang digunakan untuk mengotomatisasi dan mengelola proses pengadaan barang dan jasa melalui jalur elektronik atau internet. Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan atau melengkapi proses pengadaan konvensional yang biasanya dilakukan secara manual.
Dalam aplikasi tersebut, berbagai tahapan proses pengadaan, mulai dari pengajuan permintaan, penawaran, evaluasi vendor, negosiasi kontrak, hingga pembayaran dapat dilakukan secara online. Aplikasi ini menyediakan berbagai fitur yang memungkinkan perusahaan atau organisasi mengelola proses pengadaan dengan lebih efisien, transparan, dan terkontrol.
Pengguna aplikasi e procurement dapat membuat permintaan pengadaan barang atau jasa secara elektronik, mengundang vendor untuk mengajukan penawaran, melihat dan membandingkan penawaran yang diterima, melakukan evaluasi dan pemilihan vendor, serta mengelola kontrak dan pembayaran. Semua informasi terkait pengadaan, seperti spesifikasi barang atau jasa, harga, dan catatan komunikasi dengan vendor, dapat disimpan dalam sistem untuk referensi dan audit.
Aplikasi ini juga dapat memiliki integrasi dengan sistem manajemen inventori atau keuangan perusahaan, sehingga memudahkan pelacakan dan pengelolaan persediaan, pengendalian anggaran, dan pelaporan keuangan terkait pengadaan.
Secara garis besar, penggunaan aplikasi e procurement bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam proses pengadaan, serta mengurangi risiko penyalahgunaan atau kecurangan.
Manfaat Aplikasi E Procurement
Setelah memahami pengertian aplikasi pengadaan elektronik, Anda juga perlu mengetahui apa saja manfaatnya yaitu:
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Kehadiran pengadaan elektronik mengurangi kebutuhan untuk proses manual dalam pengadaan, seperti pengisian formulir fisik, pengiriman dokumen, dan komunikasi melalui surat. Dengan adanya platform elektronik, proses pengadaan dapat dilakukan secara cepat dan efisien, menghemat waktu dan biaya operasional.
2. Aksesibilitas dan Transparansi
Aplikasi e procurement membuat pihak yang berkepentingan, seperti vendor dan pihak yang berwenang, untuk mengakses informasi pengadaan secara real-time. Hal ini meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan, meminimalkan risiko kecurangan, dan memungkinkan semua pihak terlibat memantau status pengadaan dengan mudah.
3. Penghematan Biaya
Melalui e procurement, perusahaan dapat melakukan perbandingan harga dan penawaran dari berbagai vendor secara langsung. Ini membuat mereka untuk memilih penawaran terbaik dan melakukan negosiasi yang lebih efektif. Penghematan biaya juga dapat dicapai melalui proses lelang elektronik yang efisien.
4. Peningkatan Efisiensi Operasional
E procurement memungkinkan otomatisasi beberapa tahap pengadaan, seperti permintaan penawaran, evaluasi vendor, dan pengelolaan kontrak. Dengan mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas-tugas administratif, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya mereka untuk aktivitas yang lebih strategis.
5. Pengendalian Risiko
Dengan aplikasi pengadaan elektronik, perusahaan dapat menerapkan kontrol yang lebih ketat dalam proses pengadaan. Mereka dapat menetapkan aturan dan batasan tertentu dalam platform, termasuk batas anggaran, persyaratan kepatuhan, dan persetujuan multilevel. Hal ini membantu mengurangi risiko penyalahgunaan dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
6. Peningkatan Kolaborasi
E procurement memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik antara departemen yang terlibat dalam proses pengadaan. Informasi dapat dengan mudah dibagikan, diskusi dapat dilakukan secara online, dan keputusan dapat diambil secara kolaboratif. Ini meningkatkan koordinasi antara departemen dan efektivitas tim pengadaan.
7. Penyederhanaan Audit
Dalam proses pengadaan konvensional, mengumpulkan dokumen terkait pengadaan dan menyusun laporan audit bisa menjadi tugas yang rumit. Dengan e procurement, semua informasi yang relevan tersimpan secara elektronik dan dapat diakses dengan mudah saat diperlukan, memudahkan proses audit dan pemantauan.
Hampir semua industri membutuhkan pengadaan elektronik mulai dari konstruksi, keuangan, kimia, hingga manufaktur. Sebab, aplikasi tersebut mampu membuat proses menjadi lebih cepat, mudah, dan efisien dalam biaya. Agar setiap industri mampu mendapatkan klien yang sesuai kebutuhan, RUN Market dari RUN System memberikan solusi inovatif pengelolaan proses pengadaan yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk saling terhubung dalam satu platform.
Fitur-fitur dalam RUN Market mampu mampu membantu perusahaan dalam melakukan transformasi digitalisasi perusahaan barang dan jasa. Selain itu, RUN Market juga mampu membantu perusahaan menemukan vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan.
Bersama RUN Market, proses pengadaan menjadi lebih efisien, cepat, dan mudah.
