Pengelolaan Gudang dengan Warehouse Management System, Apa Manfaatnya? 

Tidak hanya pengelolaan bisnis dalam kerjasama dengan pihak luar, perusahaan juga wajib memiliki pengelolaan internal yang mumpuni. Bagian gudang misalnya, memerlukan perhatian lebih agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Warehouse management system jadi andalan untuk urusan yang satu ini.

Sistem seperti ini sebenarnya cukup umum digunakan pada perusahaan besar yang ada di Indonesia dan dunia, sebab disadari bahwa optimalnya pengelolaan gudang dapat menunjang kelancaran proses produksi dan bisnis yang terjadi.

Nah untuk memahami apa itu warehouse management system dan manfaatnya secara umum, Anda akan mendapatkan penjelasannya di poin berikut ini.

Memahami Apa Itu Warehouse Management System

Secara umum, definisi dari warehouse management system adalah sistem yang dapat membantu perusahaan atau bisnis dalam mengelola pergerakan barang yang terkait dengan gudang. Baik dari dalam gudang kemudian keluar, atau dari luar kemudian masuk ke dalam gudang.

Pengelolaan ini diperlukan agar lead time yang dimiliki perusahaan bisa ditingkatkan serta memiliki data jelas dan akurat terkait transaksi yang terjadi, jumlah stok barang yang dimiliki, dan juga lokasi penyimpanan barang saat ada di gudang.

Pengelola bisnis paham benar betapa pentingnya ketiga hal tersebut dalam bisnis yang dijalankannya. Maka dari itu, penggunaan sistem seperti ini menjadi populer, terlebih ketika bisa disesuaikan atau diintegrasikan dengan sistem enterprise resource planning yang digunakan perusahaan. Semua data bisa didapatkan secara aktual, akurat, dan tidak membuang banyak waktu.

Alur yang DIjalankan pada WMS

Karena disebut sebagai sebuah sistem pengelolaan gudang, maka pasti terdapat alur atau flow kerja yang digunakan dalam sistem ini. Beberapa dari Anda yang sudah menggunakan WMS mungkin sudah tak asing, namun untuk Anda yang sama sekali baru dengan konsep ini, secara singkat berikut prosesnya.

• Pencatatan transaksi dan barang yang akan masuk, hal ini menjadi langkah awal dalam pengelolaan gudang yang baik karena dapat menentukan banyak proses setelahnya.
• Penerimaan barang, dilakukan pada jadwal yang sudah diberikan dan idealnya tepat waktu.
• Inspeksi, barang yang sudah diterima akan diperiksa dan dipastikan sesuai, baik dari segi jumlah atau kualitas dari barang tersebut. Acuannya adalah bukti pemesanan yang dimiliki oleh perusahaan.
• Pemindahan, setelah selesai diperiksa dan dinyatakan cocok,  barang kemudian dipindahkan dari bagian inspeksi menuju ke penyimpanan.
• Penyimpanan, barang masuk ke gudang yang sudah ditentukan, disortir, dan disimpan berdasarkan kategori yang sudah ditentukan. Kategorisasi ini bisa mengacu pada jadwal penggunaan, waktu kedatangan, SKU barang, atau kategori lain sesuai dengan kebutuhan.
• Delivery order, barang dipersiapkan untuk dikirim ke bagian atau ke klien yang melakukan pemesanan. Persiapan ini disesuaikan dengan pesanan yang masuk dan sudah diverifikasi sebelumnya.
• Pengambilan barang, barang kemudian diambil oleh staf gudang untuk diproses pengemasan.
• Pengemasan, barang dikemas sesuai dengan standar yang diberlakukan, berdasarkan kebutuhan barang tersebut.
• Inspeksi sebelum pengiriman, sebelum barang dikirimkan atau digunakan, barang harus dicek kembali jumlah dan kualitasnya, dan wajib memenuhi standar pesanan atau standar dari perusahaan.
• Shipping, barang yang sudah siap kemudian dikirimkan sesuai jadwal ke lokasi klien atau fasilitas yang memerlukannya.

Cukup jelas dan sederhana alur yang digunakan dalam warehouse management system ini. Namun jika tidak dikelola dengan baik, kesalahan dapat mengundur lead time hingga merugikan perusahaan.

4 Manfaat Warehouse Management System untuk Perusahaan

1. Mempercepat Lead Time

Dengan menerapkan WMS secara optimal, automasi akan terjadi di dalam gudang. Dengan begini efisiensi waktu yang diperlukan untuk memproses barang akan ditingkatkan, dan mempercepat lead time process secara keseluruhan.

Bayangkan jika proses yang awalnya dilakukan dalam waktu 3 atau 4 hari, bisa selesai dalam waktu kurang dari 2 hari, tentu lead time yang dimiliki akan meningkat pula.

2. Memiliki Data Akurat pada Kondisi Gudang

Kondisi fasilitas gudang, bangunan, perlengkapan, penyimpanan, perlengkapan treatment barang di dalam gudang, jumlah produk yang dimiliki, posisi produk saat ini, dan banyak data lain bisa diketahui secara akurat. Dengan proses pencatatan yang rinci dan detail, Anda bisa memperoleh data ini secara digital, langsung di perangkat yang Anda gunakan.

Pencatatan juga dilakukan secara real-time sehingga memungkinkan monitoring ketat oleh pihak yang membutuhkannya.

3. Optimalisasi Ruang Gudang

Salah satu hal yang terkesan sepele namun membawa pengaruh besar adalah optimalisasi ruang pada fasilitas gudang yang dimiliki. Semakin baik penataan ruang dan barang yang masuk ke dalam gudang, maka kapasitas gudang bisa dimaksimalkan.

Artinya barang yang dimiliki di gudang bisa diberikan treatment dengan tepat, ditemukan dengan cepat, dan diproses dengan akurat.

4. Efisiensi Anggaran dan Biaya Pengelolaan Gudang

Awalnya penerapan warehouse management system mungkin memerlukan biaya yang besar. Namun seiring berjalannya waktu, banyak biaya yang bisa dipangkas dalam operasional gudang. Secara langsung hal ini juga akan berdampak baik untuk finansial perusahaan.

Pengelolaan gudang memang diperlukan dalam mengoptimalkan proses internal yang terjadi pada perusahaan. Namun demikian, hal ini juga wajib didukung dengan platform pengadaan barang yang handal, sehingga proses pemesanan dan pengiriman bisa turut dipastikan dalam rangka optimalisasi pekerjaan di gudang.

RUN Market, Platform Pengadaan Barang Handal untuk Anda

RUN Market hadir di Indonesia sebagai satu platform kolaborasi, antara perusahaan dan vendor atau supplier. Dengan menggunakan platform ini, semua pihak bisa menemukan apa yang dibutuhkannya secara efektif dan efisien. Proses berjalan transparan, sehingga mudah untuk dikelola bahkan membantu optimalisasi fungsi warehouse management system. Jadi bergabunglah dengan RUN Market sekarang juga, dan temukan partner bisnis potensial Anda!