Quotation adalah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mudah Membuatnya

Dalam menjalankan dunia bisnis, Anda harus memahami beberapa istilah yang biasanya digunakan terkait penawaran maupun pembelian barang. Salah satu istilah yang sering muncul adalah quotation. Istilah quotation biasanya dibutuhkan ketika perusahaan sedang melakukan penawaran kepada pihak luar.

Ingin tahu selengkapnya terkait quotation? Cek informasi detailnya di bawah ini.

Pengertian Quotation

Quotation adalah harga yang ditetapkan oleh seseorang atau perusahaan untuk melakukan suatu pekerjaan. Dengan kata lain, quotation merupakan pengajuan atau penawaran harga atas produk atau jasa yang diberikan suatu perusahaan kepada pihak ketiga.

Dalam transaksi bisnis, quotation diberikan atau diterima dalam bentuk dokumen yang isinya memuat sejumlah informasi soal produk atau jasa yang akan ditawarkan. Di antaranya:

• Nama perusahaan
• Nama klien
• Alamat kedua perusahaan
• Nama produk/jasa yang ditawarkan
• Jumlah produk/jasa yang ditawarkan
• Harga per unit produk/jasa yang ditawarkan
• Harga total produk/jasa yang ditawarkan
• Tanggal kadaluarsa quotation
• Syarat dan ketentuan pembayaran
• Tanda tangan yang menyetujui quotation

Ketika perusahaan menerima permintaan untuk menyediakan produk atau jasa tertentu dari pihak ketiga, maka perusahaan akan mengirimkan quotation terlebih dahulu. Fungsinya, agar klien atau pelanggan mengetahui harga serta ketentuan pembayaran yang ditawarkan. Klien kemudian dapat menyetujui, menolak, atau menegosiasikan penawaran yang tercantum dalam quotation tersebut.

Apabila kedua belah pihak sudah sepakat, maka pihak klien akan menandatangani dokumen quotation dan mengirimkannya kembali kepada perusahaan. Ini menandai bahwa klien atau pembeli sudah setuju dengan isi quotation dan perusahaan pun sebagai penjual harus memenuhi kewajibannya sesuai kesepakatan.

Manfaat Quotation

Lalu apa membuat quotation itu penting bagi bisnis? Jawabannya iya. Sebab, dokumen ini memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Berikut ini di antaranya:

1. Bukti Kesepakatan Harga

Salah satu poin penting yang dimuat dalam quotation adalah harga produk atau jasa yang ditawarkan penjual kepada pembeli. Artinya, jika quotation sudah disetujui, maka pihak pembeli sudah sepakat dengan harga tersebut.

Salah satu fungsi dari Quotation adalah sebagai bukti kesepakatan harga antara pihak pembeli dan penjual. Sehingga ketika transaksi selesai dilakukan, proses pembayaran dapat dilakukan dengan mulus tanpa adanya konflik dan keberatan dari salah satu pihak.

2. Bukti Kesepakatan Metode Pembayaran

Selain harga, poin penting lain yang harus dimuat dalam quotation adalah soal ketentuan pembayaran. Apakah pembayaran harus dilunasi sebelum atau setelah barang/jasa dikirimkan? Kemudian Apakah pembayaran membutuhkan uang muka? Apakah pembayaran dilakukan secara tunai atau kredit? Apakah ada penalti apabila pembayaran telat dilakukan?

Hal-hal seperti inilah yang harus disepakati lebih dulu sebelum transaksi jual beli terjadi. Tujuannya, agar tidak ada lagi cekcok atau konflik di belakang.

3. Mengetahui Kewajiban serta Melindungi Hak Pembeli dan Penjual

Quotation juga bermanfaat sebagai dokumen acuan untuk mengetahui hak dan kewajiban dari kedua pihak yang bertransaksi.

Misalnya, kewajiban penjual adalah mengirimkan barang/jasa sesuai waktu yang ditentukan dengan spesifikasi, harga serta jumlah unit yang sudah disepakati. Sementara kewajiban pembeli adalah membayar pembelian barang/jasa tersebut sesuai harga dan ketentuan pembayaran.

Jadi penjual tidak bisa seenaknya menaikkan harga setelah quotation dikirim. Sebaliknya, pihak pembeli pun tidak bisa mangkir dari kewajiban pembayaran yang sudah ditentukan.

4. Mengatur Arus Kas Masuk dan Keluar

Dari sisi keuangan, pemilik bisnis dan akuntan juga bisa lebih mudah mengatur serta memperkirakan arus kas masuk dan kas keluar dari quotation. Bagi penjual, nilai penjualan dalam quotation merupakan potensi pemasukan. Sebaliknya, bagi pembeli, angka ini menunjukkan potensi pengeluaran.

Perusahaan dapat memperkirakan arus kas masuk dan kas keluar di masa depan dari quotation, sehingga analisa keuangan bisnis pun menjadi lebih baik dan akurat.

Perbedaan Quotation dan Invoice Berdasarkan Fungsinya

Pertama, mari kita lihat fungsi dari invoice dan quotation. Dalam bisnis B2B, keduanya sama-sama digunakan. Perbedaannya terlihat dari fungsinya. Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah Anda membuat permintaan.

Surat penawaran sering digunakan dalam transaksi B2B dan akan digunakan setelah pelanggan Anda menghubungi untuk pembelian barang atau penggunaan jasa. Setelah itu, Anda bisa memberikan surat penawaran yang berisi harga dari barang atau jasa yang Anda miliki.

Quotation berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ditulis dalam satuan dan jumlah. Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan dan ada harga penawaran yang diberikan dalam transaksi tersebut.

 Selain informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi soal identitas perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi mengenai pembayaran berupa nomor rekening.

Berbeda dengan quotation yang diberikan di awal transaksi, invoice diberikan pada bagian akhir transaksi. Invoice akan diberikan ketika barang telah diterima atau layanan jasa telah selesai. Invoice merupakan bukti akan terjadinya transaksi antara pembeli dan penjual mengenai barang atau jasa yang diberikan.

Pada umumnya, invoice akan berisi informasi yang hampir sama dengan quotation (barang atau jasa yang diminta, harga satuan, total harga, identitas penerima dan penjual).

Meski berbeda, baik quotation dan invoice memiliki satu kesamaan yakni, tanda tangan, materai dan logo perusahaan. Hal ini merupakan elemen tambahan yang ditambahkan kedalam quotation atau invoice untuk mengesahkan surat tersebut sekaligus menegaskan jika transaksi berjalan dengan serius.

Membuat Quotation secara Mudah Bersama RUN Market

Penerbitan Quotation adalah hal umum yang dilakukan perusahaan ketika mengajukan penawaran harga pada perusahaan  akan menjadi kliennya. Tentu, hal ini akan dapat berjalan lebih mudah dengan sistem yang disediakan oleh RUN Market.

RUN Market memiliki fitur RUN Market Seller yang di dalamnya juga terdapat Order Management system. RUN Market Seller dapat membantu perusahaan untuk memasukan penawaran ke pembeli yang membutuhkan barang dan mempermudah proses pemesanan.

Dengan fitur RUN Market Seller, selain masalah Quotation Anda juga akan dipermudah dengan laporan lain berupa historical order dan report delivery. Segera bergabung dengan RUN Market sekarang juga, dan dapatkan semua kemudahan transaksi di dalamnya!