Kasus Pembelian Terbuka adalah skenario yang menyoroti pemanfaatan proses pembelian terbuka dalam suatu perusahaan. Kasus ini menguraikan langkah-langkah yang terlibat dalam mengidentifikasi, mengevaluasi, dan akhirnya menentukan metode yang tepat dalam melakukan pembelian. Beberapa perusahaan swasta atau perusahaan negara memiliki kecenderungan yang berbeda dalam melakukan pembelian terbuka.

Sebagai contoh dalam perusahaan negara, pembelian dengan metode terbuka dapat dilakukan dengan menganalisis resiko pembelian dari nilai pengadaan sesuai dengan yang sudah di atur oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) agar dapat menjaga asas kepatuhan terhadap regulasi negara, sedangkan pada perusahaan swasta cenderung bertujuan untuk meningkatkan kapasitas penyedia dan kecepatan pengadaan dalam memenuhi pembelian, tentunya hal ini juga telah mempertimbangkan resiko pengadaan sesuai dengan kapasitas perusahaan dan regulasi yang berlaku dalam menentukan metode pengadaan. Tahapan yang biasanya dilalui secara umum dalam melakukan pembelian dengan metode terbuka di RUN Market sebagai berikut :

1. Pihak dari masing masing departemen/bagian/unit perusahaan akan mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa dalam mendukung kinerja dan operasional masing masing.

2. Identifikasi kebutuhan yang dilakukan oleh masing masing departemen akan di input kedalam RUN Market melalui fitur Material Request. Fitur ini memungkinkan pengguna dari masing masing departemen untuk menuliskan kebutuhannya dan sudah dilengkapi dengan fitur unggah file untuk melampirkan kebutuhan detail dari departemen. Informasi di Material Request akan di terima oleh pihak pengadaan untuk selanjutnya dilakukan analisa lebih lanjut untuk proses pembelian kebutuhan tersebut.

3. Pihak pengadaan melakukan analisa terhadap permintaan dari departemen. Proses analisa akan melibatkan beberapa pihak untuk menentukan proses terbaik dalam pembelian yang akan dilakukan. Tim pengadaan akan melakukan analisa spesifikasi, harga, pemasok potensial hingga resiko pembelian, sehingga tim pengadaan akan dapat menentukan bagaimana proses pembelian akan di akomodir. Proses ini dapat di dukung dengan kapabilitas data terpusat yang ada di RUN Market dengan memanfaatkan data histori dan data vendor, tim pengadaan akan dapat melakukan analisa lebih tepat dalam proses penentuan proses pembelian.

4. Pengambilan keputusan oleh pihak pengadaan selanjutnya akan berdasarkan hasil dari analisa tim yang sudah dilakukan, keputusan yang di ambil akan menentukan jalannya proses pengadaan di RUN Market 

   • Dalam beberapa kasus, proses pengadaan dengan tender akan dilakukan ketika perusahaan mengadakan pengadaan dengan nilai yang tinggi yang biasanya dilakukan dalam kegiatan investasi. Proses tender dilakukan menimbang pada resiko yang lebih tinggi pada nilai pengadaan yang lebih tinggi, sehingga proses yang ketat menjadi suatu cara untuk menghindari resiko dalam proses pengadaan.

   • Apabila proses pengadaan dilakukan untuk pembelian dengan nilai yang relatif rendah bagi perusahaan, maka proses ini dapat dilakukan dengan proses pembelian tanpa melakukan tender. Perusahaan hanya perlu menentukan untuk menunjuk sutatu vendor di awal atau membuka kepada seluruh vendor untuk memasukan penawaran terbaik. Proses ini cenderung lebih cepat karena hanya melakukan pembelian sederhana. Proses ini pada RUN Market di akomodir dengan meneruskan dokumen Material Request ke proses Purchasing Management.

5. Pada proses permintaan penawaran kepada vendor, pihak pengadaan dapat membuat dokumen Request for Quotation (RFQ) dengan dasar dokumen Material Request. Pada tahap ini tim pengadaan dapat menentukan metode penunjukan vendor terhadap permintaan yang dibuat. Permintaan dapat menggunakan metode tertutup dengan menunjuk satu hingga beberapa vendor pilihan atau dapat menggunakan metode terbuka untuk memperluas jangkauan permintaan kepada vendor-vendor yang tersedia.

Proses pengadaan dengan metode terbuka akan membuka peluang dokumen Request for Quotation dilihat oleh seluruh vendor yang ada di RUN Market. Proses ini akan menghadirkan proses pembelian yang lebih cepat dan penawaran yang masuk kepada tim pengadaan menjadi lebih bervariasi, sehingga membuka peluang baru untuk memperbesar jaringan vendor/supplier yang tersedia. Proses pembelian terbuka juga memiliki konsekuensi, tim pengadaan harus mampu memberikan penilaian dan evaluasi yang baik terhadap penawaran yang masuk dari vendor sehingga dapat menentukan penawaran terbaik dari beberapa pilihan. 

Proses pembelian terbuka tentunya juga memberikan dampak positif lain yang dapat memberikan keunggulan kompetitif kepada pembeli karena dapat menemukan vendor-vendor baru yang memiliki kualitas baik dalam pemenuhan kebutuhan dari perusahaan.