user management

Optimasi Fungsi User Management dalam Sistem Procurement

Proses pengadaan barang sebuah perusahaan besar selalu akan melibatkan banyak pihak. Hal ini dikarenakan kebutuhan yang beragam, dan akan dipenuhi oleh banyak vendor atau supplier. Ini mengapa kemudian keberadaan user management dalam software procurement yang digunakan perusahaan menjadi penting, sehingga pengelolaan kebutuhan perusahaan dan prosesnya dapat berjalan lebih optimal.

Namun apa yang dimaksud user management itu sendiri? Apa fungsinya, hingga hal ini penting dalam sebuah sistem pengadaan di perusahaan?

Untuk memahami lebih lanjut mengenai user management, Anda dapat menyimak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Baca Juga: Mengenal Close Bidding dan 5 Manfaatnya dalam Procurement

Apa Itu User Management?

user management
Sumber: freepik.com

Secara harfiah, user management dapat diartikan sebagai sistem pengelolaan pengguna yang tersedia, dan secara khusus dialokasikan untuk pengguna yang terlibat dalam sebuah proses.

Dalam konteks sistem pengadaan yang digunakan perusahaan, maka user management akan memberikan ruang atau akun pada supplier dan vendor, untuk masuk ke ruang kolaborasi dan terus berkoordinasi terkait proses pengadaan yang mereka  peroleh dari perusahaan.

Adanya pengelolaan ini memungkinkan koordinasi yang terjadi antara bagian pengadaan dengan supplier atau vendor lebih baik, sehingga kesalahan atau error dalam proses pengadaan barang dan jasa dapat benar-benar ditekan hingga titik minimal.

Namun apakah sistem ini hanya memiliki fungsi sebatas itu saja?

Sederet Fungsi User Management dalam Sistem dan Software Procurement

user management
Sumber: freepik.com

Tidak hanya berguna dalam mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa yang akan dilakukan perusahaan, keberadaan manajemen pengguna dalam sistem ini juga dapat menjalankan berbagai fungsi berbeda yang mendukung tercapainya tujuan akhir tersebut.

1. Daftar Vendor atau Supplier yang Bekerjasama

Karena vendor dan supplier yang bekerjasama dengan perusahaan memiliki akun yang tercatat di dalam sistem pengadaan, maka Anda tidak perlu repot untuk mencari data jelas mengenai pihak-pihak ini.

Lewat serangkaian tahapan pendaftaran yang rinci, semua data yang diperlukan perusahaan bisa diperoleh dengan mudah. Daftar ini dapat digunakan dalam banyak pertimbangan dan pembuatan keputusan strategis, terkait proses pengadaan barang.

2. Melihat Performa Penyedia

Setiap transaksi yang selesai akan dicatat dalam masing-masing akun penyedia, dan akan tampak data empirik terkait performa pada setiap prosedur pengadaan. Perusahaan dapat melihat dengan cermat bagaimana dinamika performa yang terjadi, sehingga memberikan data yang jelas terkait hal ini.

Mengapa penting?

Sebab data ini akan menjadi acuan apakah penyedia akan terus digunakan oleh perusahaan untuk urusan pengadaan, atau sudah waktunya mencari penyedia baru.

3. Berguna dalam Proses Sourcing

Sourcing menjadi salah satu langkah strategis yang harus dilakukan perusahaan untuk memperoleh data jelas terkait penyedia yang ada di pasar. Dengan aktivitas ini, perusahaan akan memiliki pertimbangan yang lebih baik saat akan melakukan pemilihan penyedia.

Dengan keberadaan sistem manajemen pengguna atau manajemen penyedia, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan sourcing dan hasil pendataan akan jauh lebih akurat.

4. Kolaborasi yang Lebih Efektif

Jelas, dengan ruang kolaborasi yang tersedia pada sistem pengadaan, maka penyedia dan perusahaan dapat melakukan koordinasi dengan lebih baik. Urusan berkas, pengecekan pesanan, kemudian monitoring proses procurement, semua dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Kolaborasi yang produktif dapat terjalin selama proses pengadaan berjalan. Bilamana diperlukan adanya perbaikan, maka kedua pihak dapat dengan mudah mengkoordinasikannya pada pihak lain sehingga tidak ada salah paham atau kurang berkas dalam proses ini.

5. Pengelolaan Invoice Lebih Optimal

Satu hal yang tidak mungkin lepas dari proses pengadaan adalah kewajiban perusahaan dalam pembayaran invoice setelah proses pengadaan diselesaikan. Pengelolaan ini diperlukan, agar pembayaran invoice tidak jatuh di waktu yang bersamaan, sehingga memberatkan keuangan perusahaan.

Dengan adanya manajemen penyedia yang jelas, maka jadwal pembayaran tagihan juga dapat dikelola dan direncanakan dengan lebih baik, demi kebaikan bersama.

Tak heran, penggunaan fitur user management penting dalam pengelolaan hubungan dengan penyedia dalam proses pengadaan barang ini.

RUN Market, Platform Pengadaan Barang dan Jasa Handal untuk Bisnis Anda

Penggunaan user management juga dilakukan pada platform RUN Market. Platform ini menyediakan sebuah ekosistem kolaboratif untuk perusahaan dan penyedia, sehingga dapat melakukan kerjasama yang optimal.

User management yang disediakan oleh RUN Market jelas dapat melaksanakan setiap fungsi di atas, dan masih menawarkan beberapa keuntungan mendasar.

Misalnya saja, berkat sistem yang solid, Anda dapat melakukan pengelolaan tanpa harus khawatir ada data yang hilang, atau proses yang terganggu. Sistem yang dimiliki RUN Market benar-benar handal, sehingga dapat mengoptimalkan semua proses pengadaan barang yang dilakukan.

Kedua, RUN Market memiliki pengguna yang jumlahnya besar, sehingga kebutuhan yang dimiliki bisnis Anda akan menemukan solusinya pada platform ini. Opsi penyedia yang lengkap membantu Anda menemukan pihak paling menguntungkan untuk bekerja sama, untuk jangka waktu pendek atau jangka panjang.

Ketiga, semua transaksi akan tercatat jelas dalam sistem yang disediakan RUN Market, untuk setiap user atau penyedia yang bekerjasama dengan Anda. Jadi, bilamana terjadi kesalahpahaman, Anda bisa dengan mudah membuka riwayat kerjasama dan melakukan pengecekan silang.

Baca Juga: Berkenalan dengan E-auction, Lelang Modern Berbasis Web 

RUN Market memang menjadi platform pengadaan barang yang handal dan solid, dan membawa keuntungan untuk perusahaan Anda, baik sebagai buyer atau sebagai seller. Segera bergabung dengan RUN Market untuk memanfaatkan fitur user management yang ada di dalamnya, dan dapatkan semua benefitnya sekarang juga!

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.