Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem untuk Pengadaan? Ini Alasannya
Salah satu langkah yang bisa dilakukan perusahaan untuk optimalisasi bisnis adalah memiliki sistem pengadaan. Sistem ini berguna untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa sehingga sangat diperlukan perusahaan. Untuk mengenal lebih dalam tentang sistem pengadaan, Anda perlu memahami mengapa perusahaan membutuhkannya. Selain itu, Anda perlu mengenal cara kerjanya. Simak selengkapnya di sini.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem untuk Pengadaan
Perusahaan membutuhkan sistem untuk pengadaan karena ini merupakan bagian penting dari proses bisnis yang memungkinkan perusahaan untuk memperoleh dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan dalam operasionalnya. Sistem pengadaan memiliki beberapa manfaat dan tujuan yang menjadikannya penting dalam mengelola kegiatan perusahaan, di antaranya:
1. Efisiensi dan Penghematan Biaya
Dengan adanya sistem pengadaan yang terstruktur dan terautomatisasi, perusahaan dapat mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mencari pemasok, melakukan penawaran, dan mengevaluasi tawaran. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional dan menghindari pemborosan.
2. Transparansi dan Akuntabilitas
Sistem pengadaan membantu dalam melacak setiap langkah dari proses pengadaan, termasuk pilihannya dan keputusan yang dibuat. Transparansi ini dapat meningkatkan akuntabilitas dalam penggunaan dana perusahaan dan membantu dalam menghindari praktik korupsi atau kecurangan.
3. Pengelolaan Risiko
Dengan sistem pengadaan yang baik, perusahaan dapat memitigasi risiko terkait dengan kualitas barang dan jasa yang diperoleh, termasuk risiko keterlambatan pengiriman atau penyediaan yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan.
4. Pemenuhan Kebutuhan yang Tepat Waktu
Sistem pengadaan yang efisien memastikan bahwa perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa yang diperlukan tepat waktu. Ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan dan kepuasan pelanggan.
5. Pemilihan Pemasok yang Terpercaya
Dengan sistem pengadaan, perusahaan dapat melakukan penilaian lebih terstruktur terhadap calon pemasok dan memilih pemasok yang handal, memiliki kualitas produk atau jasa yang baik, serta harga yang bersaing.
6. Penilaian Kinerja Pemasok
Sistem pengadaan memungkinkan perusahaan untuk melacak kinerja pemasok dalam memberikan produk atau jasa. Ini membantu dalam membuat keputusan apakah akan mempertahankan, menggantikan, atau memperbaiki hubungan dengan pemasok tertentu.
7. Kepatuhan terhadap Peraturan dan Kebijakan
Dengan sistem pengadaan yang diatur dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pengadaan berjalan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku. Ini membantu perusahaan menghindari masalah hukum atau sanksi yang mungkin timbul akibat ketidakpatuhan.
Secara keseluruhan, sistem pengadaan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengelola risiko, dan menjaga transparansi dan kepatuhan dalam pengadaan barang dan jasa. Hal ini memberikan manfaat jangka panjang dalam mengoptimalkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Cara Kerja Sistem untuk Pengadaan
Cara kerja sistem pengadaan bervariasi tergantung pada kompleksitas dan ukuran perusahaan, serta jenis industri yang terlibat. Namun, secara umum, berikut adalah langkah-langkah umum dalam cara kerja sistem pengadaan:
1. Identifikasi Kebutuhan
Departemen yang membutuhkan barang atau jasa akan mengidentifikasi kebutuhan mereka. Ini mungkin melibatkan berbagai departemen seperti pengadaan, keuangan, produksi, atau layanan.
2. Permintaan Pengadaan
Departemen yang membutuhkan barang atau jasa akan membuat permintaan pengadaan secara formal. Permintaan ini berisi deskripsi detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, spesifikasi, jumlah, dan waktu pengiriman yang diinginkan.
3. Penilaian Kebutuhan
Pengadaan atau tim yang bertanggung jawab akan menilai permintaan pengadaan untuk memastikan kebutuhan tersebut telah ditentukan dengan baik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Pencarian Pemasok
Sistem pengadaan akan membantu dalam mencari pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Pemasok dapat dipilih berdasarkan kriteria seperti kualitas produk atau jasa, harga, reputasi, dan ketersediaan.
5. Permintaan Penawaran
Permintaan penawaran akan dikirimkan kepada pemasok yang terpilih, menguraikan persyaratan dan permintaan dari perusahaan.
6. Evaluasi Penawaran
Setelah pemasok mengirimkan penawaran mereka, tim pengadaan akan mengevaluasi setiap penawaran berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Proses ini mungkin melibatkan negosiasi harga dan kondisi lainnya.
7. Pemilihan Pemasok
Setelah penawaran dievaluasi, tim pengadaan akan memilih pemasok yang dianggap paling sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan.
8. Pemesanan dan Pembelian
Pesanan akan dibuat dan dikirimkan kepada pemasok yang dipilih. Pesanan ini berisi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan instruksi lainnya.
9. Pengiriman dan Penerimaan
Pemasok akan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan pesanan. Tim penerimaan akan memverifikasi penerimaan barang dan memastikan semuanya sesuai dengan permintaan.
10. Evaluasi Kinerja
Sistem pengadaan akan memfasilitasi evaluasi kinerja pemasok dan proses pengadaan secara keseluruhan. Evaluasi ini membantu dalam memperbaiki dan meningkatkan proses pengadaan di masa mendatang.
Perusahaan juga dapat memanfaatkan teknologi terkini seperti perangkat lunak pengadaan (procurement software) untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan sebagian besar langkah-langkah di atas, sehingga meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam sistem pengadaan mereka.
RUN Market dari RUN System memberikan solusi inovatif pengelolaan proses pengadaan yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk saling terhubung dalam satu platform.
Fitur-fitur dalam RUN Market mampu membantu perusahaan dalam melakukan transformasi digitalisasi perusahaan barang dan jasa. Selain itu, RUN Market juga mampu membantu perusahaan menemukan vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan. Bahkan, melalui fitur terbaru yang bernama Financing, RUN Market menyediakan pembiayaan dengan mudah dan cepat untuk para pelaku UMKM.
Bersama RUN Market, proses pengadaan menjadi lebih efisien, cepat, dan mudah.
