Semua Hal Tentang Nota Kredit dan 5 Manfaatnya

Nota kredit adalah berkas atau dokumen yang membuktikan terjadi pengurangan piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan dikarenakan penurunan harga. Hal ini disebabkan karena kerusakan kualitas barang yang dikirim dengan yang dipesan atau karena pengembalian barang dagangan.

Memo kredit ini dibuat dan ditandatangani oleh penjual serta memiliki fungsi bagi penjual untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagihkan kepada pembeli. Sama seperti halnya nota debit, dokumen ini umumnya terdiri dari dua rangkap. Lembar pertama (dokumen asli) diberikan kepada pembeli, sementara lembar lainnya akan disimpan penjual.

Bisa disimpulkan bahwa nota atau memo kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk mengkredit barang yang telah dikembalikan oleh pembeli.

Sebagian besar catatan kredit dalam format PDF digunakan ketika terdapat kerusakan pada barang yang dikirim ke pelanggan.

Kasus lainnya mungkin karena kesalahan dalam jumlah atau jenis barang yang tidak sesuai dengan Purchase Order (PO) dari pembeli.

Anda dapat mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan Anda karena:

• Pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena sejumlah alasan
• Terdapat kelebihan pembayaran pada faktur asli
• Terjadi kesalahan harga pada faktur asli
• Barang mengalami kerusakan selama transit

Tujuan dan Manfaat Pembuatan Nota Kredit

Setelah mengetahui definisinya, maka sekarang saatnya untuk mengetahui manfaat apa saja yang akan didapatkan jika membuat nota kredit.

Hal ini penting sekali diketahui oleh para pelaku bisnis supaya jika memang nantinya harus mengeluarkan nota ini tidak perlu merasa dirugikan. Lalu apa saja sebenarnya tujuannya?

1. Mencatat Kesalahan yang Terjadi

Kesalahan adalah sesuatu hal yang lumrah dalam sebuah bisnis. Namun agar kesalahan yang serupa tidak terjadi lagi di kemudian hari tentu saja harus belajar dari pengalaman. Untuk bisa mewujudkan hal tersebut maka kesalahan yang terjadi khususnya saat penjualan harus dicatat dalam sebuah nota.

2. Tertib Dalam Hal Administrasi

Tujuan selanjutnya dari pembuatan nota kredit adalah sebagai usaha untuk tertib secara administrasi. Semua yang terjadi pada perusahaan akan lebih tertib jika terdapat laporan secara tertulisnya. Hal ini akan mempermudah jika suatu saat dibutuhkan untuk melihat Kembali file atau transaksi yang telah terjadi.

Dengan mencatat  nota  kredit, maka para pelaku bisnis akan tertib secara administrasi dan sesuai standar akuntansi yang ada di Indonesia. Jadi semua hal yang berkaitan dengan transaksi barang akan tercatat secara rapi dalam nota ini.

3. Memberikan Jaminan Kepada Klien dalam Bertransaksi

Bagaimanapun juga, klien adalah bagian penting yang bisa membuat sebuah bisnis terus berkembang. Hubungan yang baik antara perusahaan dan klien tentu saja harus dijaga. Salah satu caranya yaitu dengan memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi.

Dikeluarkannya nota kredit oleh pelaku bisnis kepada klien dapat memberikan kepercayaan yang lebih. Jadi klien atau pembeli akan merasa aman saat akan berbelanja atau membeli barang. Hal ini dikarenakan jika terjadi sesuatu hal pada barang yang akan dibeli maka penjual bersedia untuk mengurangi piutang nya.

4. Dapat Terhindar dari Laporan Keuangan yang Tidak Masuk Akal

Setiap bisnis dipastikan harus melaporkan dan memeriksa keadaan keuangannya minimal satu tahun sekali. Tak jarang pada masa ini muncul angka-angka transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui juga sumbernya darimana.

Hal ini bisa terjadi ketika pelaku bisnis kurang peduli terhadap pencatatan nota dan bukti transaksi. Oleh karena itu untuk meminimalisir hal tersebut setidaknya pengusaha harus membuat catatan atau nota terhadap transaksi apapun yang terjadi, salah satunya adalah pencatatan nota kredit.

5. Menunjukan Bahwa Pelaku Bisnis Bertanggung Jawab

Tujuan terakhir yaitu untuk menunjukkan kepada para klien dan konsumen bahwa pelaku bisnis memang bertanggung jawab. Dengan adanya nota ini maka hal itu membuktikan bahwa pihak perusahaan tidak akan lari dari kesalahan yang telah diperbuatnya.

Baca Juga: 7 Alasan Mengapa Reporting Proses Jual Beli itu Penting

Format Nota Kredit (Credit Note) Secara Umum

Sejatinya, setiap perusahaan atau bisnis bisa membuat template atau format credit note secara bebas sesuai kebutuhan mereka.

Namun, berikut adalah bentuk format yang biasa digunakan untuk membuat nota kredit (credit note) secara umum:

• Terdapat kolom informasi produk, jumlah, harga yang dikembalikan dan disepakati oleh kedua pihak dan dinyatakan dengan jelas.
• Setidaknya harus memiliki nomor pesanan untuk tujuan pelacakan (tracking).
• Tanggal, faktur tagihan, dan alamat pengiriman juga harus ada.
• Dan juga penting untuk membubuhkan ketentuan pembayaran yang dinyatakan secara jelas untuk menghindari permasalahan lebih lanjut.
• Alasan dibuatnya nota kredit dan pernyataan secara tegas pada bagian atas bahwa ini merupakan credit note, bukan faktur.

Membuat Nota Kredit Melalui RUN Market

Bisnis atau perusahaan yang memanfaatkan nota kredit bisa dipastikan mempunyai sistem perdagangan dan akuntansi yang baik.

Dengan dibantu RUN Market, sistem pencatatan dan pelaporan transaksi bisnis Anda akan semakin optimal. RUN Market akan memastikan, usaha Anda mendapat pengelolaan yang baik dan report pencatatan yang baik sesuai dengan fakta pelaporan yang diberikan.  

Tidak ada hal rumit yang perlu Anda khawatirkan. Anda bisa mencoba menggunakan RUN Market untuk meringkas bisnis Anda lebih hebat sekarang juga.