Ini 7 Manfaat e-Procurement untuk Perusahaan dan UKM
Pemanfaatan e-procurement kini telah merambah ke bisnis skala kecil dan menengah. Meski awalnya banyak digunakan pada bisnis skala besar, namun manfaat e-procurement tampaknya mulai dilirik dan dirasa menguntungkan oleh pengusaha tingkat UKM.
Proses pembelian barang atau jasa melalui internet atau berbasis aplikasi ini sendiri dirancang untuk dapat membuat proses pengadaan menjadi lebih praktis. Interaksi antara bisnis dan penyedia dapat disederhanakan, sehingga prosesnya dapat terjadi lebih efektif dan efisien.
Tapi secara umum apa saja manfaat yang dapat dirasakan ini?
Baca Juga: Inilah Contoh Faktur Pembelian yang Penting bagi Bisnis
1. Efisiensi Waktu dan Tenaga
Untuk Anda yang sudah pernah menjalani proses procurement konvensional, tentu paham betul bagaimana effort dan waktu yang dibutuhkan untuk proses ini. Pencarian vendor, pemilihan, perbandingan harga, request quotation, hingga persetujuan, waktu dan tenaga yang dibutuhkan jelas tidak sedikit.
Tapi dengan e-procurement, semua proses ini bisa dilakukan lebih cepat. Semua data dan informasi tentang vendor dapat dilihat pada satu ‘jendela’ yang sama, sehingga prosesnya semakin efisien. Semua dilakukan dengan basis aplikasi atau sistem web, sehingga idealnya tidak ada waktu tunggu yang terlalu lama.
2. Biaya Operasional
Pengadaan barang dan jasa secara tradisional jelas akan membutuhkan biaya operasional yang tidak kecil. Satu dan lain hal akan memerlukan pengeluaran yang diperlukan, sehingga dapat dipastikan ada pengeluaran yang sebenarnya bisa dipangkas.
Karena sistem pengadaan barang online ini benar-benar berbasis web, maka biaya-biaya yang digunakan dalam proses tradisional tidak akan muncul. Biaya meeting di luar kantor, biaya akomodasi, konsumsi, biaya telepon, dan sebagainya, tidak diperlukan karena semua komunikasi bisa terjadi secara langsung pada aplikasi atau layanan e-procurement yang digunakan.
3. Procurement yang Lebih Transparan
Salah satu manfaat utama yang bisa diberikan pada penggunaan e-procurement adalah bahwa semua prosesnya dapat dilihat oleh setiap pihak yang berkepentingan. Artinya, unsur transparansi akan muncul, sehingga pengawasan pada proses ini bisa berjalan dengan baik.
Kontrol pada berbagai risiko penyimpangan dapat dimiliki oleh pebisnis, sehingga penggunaan anggaran yang direncanakan benar-benar akan dieksekusi sesuai dengan agenda awal. Pengecekan jumlah produk, spesifikasi barang, harga satuan, hingga proses tawar menawar, semua dengan jelas dapat dilihat pada riwayat transaksi dan interaksi yang dilakukan.
4. Praktis, Cepat, dan Sederhana
Bisnis UKM juga dapat memanfaatkan sistem pengadaan secara online ini dengan mudah, tanpa harus melakukan implementasi perangkat khusus, karyawan baru, atau melakukan training dalam waktu yang panjang.
Pada dasarnya, e-procurement ini dapat dilakukan serupa dengan belanja online. Maka dari itu, adaptasi pada sistem yang ada akan cenderung cukup mudah. Migrasi sistem dan staf yang dibutuhkan tidak akan membutuhkan waktu panjang, sehingga proses bisnis akan tetap berjalan seperti biasa.
5. Meminimalisir Risiko Kesalahan
Setiap bisnis UKM jelas memiliki staf dengan tingkat skill yang berbeda, dan dengan spesialisasi kemampuan yang beragam. Tanpa mendiskreditkan pihak manapun, bukan tidak mungkin kesalahan muncul karena faktor manusia bukan?
Dengan sistem elektronik dalam pengadaan ini, kesalahan dari elemen manusia dapat diminimalisir, sebab berkas dan prosedur rutin yang dijalankan akan dilaksanakan oleh sistem. Input data berulang juga tidak akan terjadi, sebab setiap data baru yang di-input juga akan masuk pada beragam pos lain yang berkaitan dengan data tersebut.
6. Mengenai Payment dan Shipping
Fleksibilitas juga dapat ditemukan pada bagian payment dan shipping. Karena semua terhubung dengan jaringan internet, maka dua proses ini dapat menyediakan berbagai opsi berbeda untuk penjual dan pembeli dalam proses pengadaan.
Misalnya saja, payment dapat dilakukan di awal, diangsur, atau setelah barang diterima oleh pembeli. Monitoring pada proses pengiriman juga dapat dengan mudah dilakukan, sebab akan terdapat nomor resi yang dibagikan pada pembeli untuk mengetahui progres pengiriman paket. Belum lagi mengenai opsi jasa pengiriman yang juga beragam, yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dari setiap pihak.
7. Perkembangan Jaman
Tidak hanya bisnis dengan skala besar saja yang perlu mengikuti perkembangan jaman, namun UKM juga wajib melakukannya. Manfaat e-procurement untuk bisnis UKM salah satunya adalah untuk terus mengikuti perkembangan jaman dan industri, sehingga dapat berkembang dan menjadi lebih besar.
Semua fitur yang tersedia dapat dimanfaatkan dengan optimal. Semua manfaat yang ditawarkan dapat dirasakan oleh pelaku bisnis, dan semua kesempatan yang ada dapat dimaksimalkan. Hal ini dapat mendukung penguatan sektor UKM yang menjadi landasan perekonomian secara masif.
Baca Juga: 5 Manfaat E-Katalog Bagi Perusahaan dan Konsumen
Secara mendasar 7 manfaat e-procurement di atas bisa dirasakan oleh pelaku bisnis UKM dan perusahaan pada umumnya. Jelas, hal ini akan semakin terasa ketika Anda menggunakan platform pengadaan yang handal, seperti RUN Market. Mudah dalam proses pendaftaran, opsi vendor dan klien yang sangat luas, serta kesempatan yang besar ditawarkan oleh RUN Market untuk menjalin kerjasama. Tak heran, platform ini populer di kalangan pebisnis sehingga membuat ekosistem produktif yang kian besar. Segera bergabung dengan RUN Market, dan dapatkan kesempatan transaksi menguntungkan untuk bisnis Anda sekarang juga!
