3 Manfaat Eproc yang Berguna bagi Perusahaan Bisnis
Setiap zaman selalu ada perubahan besar dalam teknologi, tak terkecuali bisnis. Jika sebelum sistem pengadaan berjalan secara manual, kini sistemnya berganti menjadi elektronik. Perusahaan pun menyebutnya sebagai e-procurement atau yang biasa disingkat dengan eproc. Sekarang, sistem tersebut tidak hanya digunakan oleh perusahaan swasta melainkan juga pemerintah Indonesia.
Secara garis besar, procurement atau yang biasa disebut dengan pengadaan merupakan aktivitas pembelian produk, mesin produksi yang mendukung aktivitas bisnis, hingga pemanfaatan jasa. Dari procurement, setiap produk dapat didistribusikan ke pelanggan sesuai lokasi dan waktu yang telah disepakati bersama.
Seperti yang telah dijelaskan di atas, kini, perusahaan telah beralih dari procurement menjadi eproc. Lalu, apa manfaat dan kelebihannya? Bagaimana cara kerjanya? Semuanya akan diulas hingga tuntas dalam artikel di bawah ini.
Apa Itu Eproc?
Secara umum, e-procurement atau yang biasa disingkat eproc adalah proses penjualan, pembelian, atau pengadaan barang dan jasa melalui website atau aplikasi. Sistem pengadaan daring berfungsi untuk mengautomasi interaksi antar perusahaan, antar pelanggan hingga antar vendor. Tujuannya untuk meningkatkan kecepatan dalam proses procurement.
Penggunaan eproc mulai terjadi di instansi pemerintah. Namun, ternyata lambat lau banyak perusahaan swasta yang telah menerapkannya. Hal ini disebabkan waktu yang lebih hemat dan proses tawar menawar yang lebih cepat. Selain itu, proses di eproc hampir sama dengan di sistem belanja online. Ada seller, customer. Kemudian, ada banyak varian produk dan metode pembayaran yang terdiri dari berbagai macam.
Manfaat Eproc
Setidaknya ada tiga manfaat eproc yang perlu diketahui oleh perusahaan yaitu:
1. Menghemat Dana dan Waktu
Salah satu manfaat yang harus diketahui perusahaan dari penggunaan eproc adalah mampu menghemat dana dan waktu. Sebagai contoh, eproc mampu menghilangkan biaya rapat dan akomodasi. Bahkan, tidak perlu mencetak kertas, menempelkan perangko serta materai.
Dari sisi waktu, procurement online mampu meminimalisir pertemuan antarmuka dengan seller, customer, ataupun vendor. Mereka cukup mengakses dashboard secara online. Selain itu, mereka juga dapat mengetahui histori transaksi sehingga tidak mungkin terjadi penipuan karena segalanya terekam dengan baik.
2. Proses Transaksi Lebih Cepat
Dengan adanya procurement online maka segala transaksi pun dapat dilakukan secara online. Setiap customer atau vendor yang ingin melihat jenis dan ukuran produk dapat dilihat dari dashboard. Dengan demikian, perusahaan bisa mengalihkan fokusnya ke proses lainnya.
Transaksi pun lebih cepat. Customer hanya perlu memesan produk via dashboard. Kemudian, staf procurement akan mengecek dan meneruskan pesanan ke admin. Jika mendapat persetujuan, akan diserahkan vendor untuk segera melakukan pengiriman. Ingat, meskipun penjelasannya panjang, proses transaksi tidak kurang dari dua menit.
3. Menghindari KKN
Transparansi akan terjadi apabila melakukan pengadaan secara online. Sebab, seluruh proses beserta catatan transaksi terekam dalam dashboard. Jadi, siapa saja dapat melihat dan mengaksesnya dengan mudah. Dengan demikian, secara pengelolaan tetap terjaga dan terhindar dari praktik KKN.
Cara Kerja Eproc
Ada lima tahap yang perlu diketahui perusahaan tentang cara kerja eproc yaitu:
1. Mengidentifikasi Kebutuhan
Proses pertama dalam eproc adalah menentukan kebutuhan mana barang-barang yang diperlukan. Ini biasanya terekam dalam satu database. Dari situ, perusahaan mampu mengetahui daftar inventaris, anggaran yang tersedia, dan produk yang belum ada di perusahaan.
2. Mendapatkan Persetujuan
Persetujuan merupakan verifikasi kepada supplier atau vendor tempat transaksi produk. Adanya procurement secara online membuat proses jauh lebih cepat karena persetujuan cukup dilihat dan diklik di dashboard.
3. Melakukan Pemesanan
Setelah mendapatkan persetujuan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan. Customer dapat memilih sesuai kehendaknya hanya dengan klik dan klik. Kemudian, setelah melakukan pemesanan, cek terlebih dahulu sebelum melanjutkan langkah keempat.
4. Melakukan Penelusuran
Langkah selanjutnya adalah melakukan penelusuran. Ini cara yang cukup mudah karena hanya perlu memeriksa melalui dashboard. Dari situ akan terpantau proses pengiriman produk secara real-time.
5. Tentukan Metode Pembayaran
Berbagai kemudahan ditemukan dalam sistem procurement online yang salah satunya adalah menerima berbagai metode pembayaran. Perusahaan bisa langsung melakukan transaksi secara tunai atau non tunai. Kemudian, vendor atau supplier akan mengirimkan invoice sebagai tanda bukti pembayaran.
Kelebihan Eproc
Setelah memahami bagaimana cara kerja dari eproc maka perusahaan harus mengetahui apa kelebihannya yaitu:
- Mampu melakukan audit pengeluaran secara otomatis karena terpantau dari dashboard.
- Menghemat waktu dan biaya karena segala sesuatunya berjalan otomatis,
- Tertib administrasi karena segala pemasukan atau pengeluaran dapat terlihat dari dashboard.
Ketika perusahaan telah memahami bagaimana pentingnya menggunakan eproc untuk pengadaan produk dan jasa maka perusahaan perlu menerapkannya di dalam bisnis. Agar bisnis perusahaan semakin berkembang, RUN Market dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan persediaan produk. Sebagai platform kolaborasi, RUN Market menyediakan transformasi digitalisasi proses pengadaan produk serta meningkatkan keuntungan dari bisnis.
