Pentingnya Dispatching dalam Rangkaian Produksi Perusahaan

Jika Anda berkutat di dunia produksi perusahaan, tentu istilah dispatching adalah istilah yang tidak asing di telinga Anda. Salah satu fase dari proses produksi ini memerlukan koordinasi dan persiapan yang matang, sehingga dapat terlaksana seluruh rangkaian produksi di dalam bisnis Anda.

Artikel ini selanjutnya akan membahas mengenai dispatching dalam bisnis secara lebih jauh, dan menghubungkannya dengan kemudahan proses menggunakan platform pengadaan barang yang sudah modern.

Untuk mengawali pembahasannya, mari mulai dengan pengertian dari dispatching itu sendiri.

Baca Juga: Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian

Memahami Apa Itu Dispatching

Dispatching adalah kegiatan penyerahan fisik pesanan produksi ke pabrik atau fasilitas operasi milik perusahaan. Pelepasan ini dilakukan sesuai dengan rencana dan instruksi yang telah disusun sebelumnya, sehingga menjadi salah satu langkah produksi bagian awal.

Dispatching juga akan erat kaitannya dengan jadwal produksi, urutan produksi, dan berbagai proses lain dalam urusan produksi ini. Sebagai langkah pembuka atau dimulainya proses produksi, tentu pelaksanaan proses ini wajib penuh dengan perhitungan dan perencanaan yang ketat.

Nantinya akan ada staf yang secara langsung ditunjuk untuk menjadi penanggungjawab proses ini. Tugas utamanya adalah memahami kapasitas mesin produksi, memastikan semua peralatan bekerja dengan baik, mempersiapkan seluruh bahan baku produksi, mengawasi proses produksi, dna menjaga agar jadwal produksi tetap sesuai dengan perencanaan.

Prosedur yang Dijalankan dalam Dispatching

Untuk pelaksanaannya sendiri, dispatching kemudian dibagi ke dalam enam prosedur berbeda. Jelas, masing-masing prosedurnya saling berkaitan dan mempengaruhi, sehingga harus dilaksanakan dengan baik. Keenam prosedur yang dimaksud bisa Anda simak dalam penjelasan berikut ini.

1. Store issue order, tahapan dimana otorisasi toko untuk mengirimkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi yang akan berjalan.
2. Tool order, otorisasi toko alat untuk melepaskan alat yang diperlukan dalam proses produksi yang akan berjalan. Alat ini akan diambil pada tempat atau ruangan yang telah ditentukan oleh staf produksi.
3. Perintah kerja, menginstruksikan pekerja atau karyawan untuk melanjutkan proses produksi yang telah direncanakan ketika bahan baku dan alat sudah tersedia.
4. Time ticket, prosedur ini dilakukan dengan mencatat waktu ketika produksi dimulai, dan saat nantinya berakhir. Data ini digunakan menjadi acuan pembayaran upah pekerja dan penghitungan biaya produksi total.
5. Inspection order, prosedur yang dilakukan dengan inspeksi proses produksi dan bahan baku yang digunakan. Hasil dari proses ini berupa laporan lengkap dan terperinci.
6. Move order, melakukan otorisasi pergerakan bahan dan komponen dari fasilitas atau tempat satu ke tempat lain untuk melanjutkan proses produksi yang berjalan.

Secara sederhana, alur atau prosedur yang berjalan dalam dispatching adalah seperti yang dijelaskan di atas tadi. Tentu cukup mudah diilustrasikan bukan?

Dengan Semua Pengertian dan Prosedur di Atas, Apa Fungsinya?

Jika menilik fungsi dari proses ini sendiri, akan meliputi persiapan hingga penyelesaian dari proses produksi. Secara singkat penjelasannya ada di dalam poin di bawah ini.

1. Proses Awal Produksi

• Memeriksa ketersediaan bahan baku, dan kesiapannya dipindahkan ke fasilitas produksi
• Memeriksa kesiapan alat produksi, mesin, dan staf, serta semua elemen pendukung produksi
• Penerbitan perintah kerja dan pemberian pengesahan operasi sesuai dengan jadwal
• Mencatat waktu dimulainya proses produksi
• Distribusi dan alokasi pekerjaan ke staf dan bagian terkait

2. Saat Produksi

• Mencatat waktu idle mesin dan staf saat proses berlangsung
• Meminta tindaka korektif yang diperlukan
• Memastikan pekerjaan tidak berhenti
• Melakukan inspeksi dan koreksi jika ada kesalahan
• Mengawasi semua proses berjalan dan memastikan semua sesuai rencana

3. Proses Akhir Produksi

• Mengumpulkan semua catatan terkait proses produksi
• Mencatat waktu berakhirnya proses produksi
• Membersihkan proses kerja, pengumpulan berkas, cetak biru, kartu konstruksi, dan mengembalikannya ke departemen kontrol produksi
• Menyetorkan semua hasil catatan dan laporan yang telah dikumpulkan
• Mendata kembali ketersediaan bahan baku
• Melakukan evaluasi

Dalam Prosesnya, Terdapat 2 Jenis Dispatching

Proses ini sendiri terbagi atas dua jenis besar, yakni proses terpusat dan terdesentralisasi. Penjelasan singkat terkait keduanya cukup mudah dipahami.

Dispatching Terpusat

Pesanan dilakukan oleh departemen pengiriman pusat, dan catatan yang dimiliki akan benar-benar lengkap dan mudah dicek. Keuntungan dari proses terpusat antara lain adalah kontrol yang lebih baik, koordinasi yang efektif, fleksibilitas produksi, perubahan jadwal bisa dilakukan dengan cepat, informasi terintegrasi dan terpusat sehingga tracking lebih mudah.

Dispatching Terdesentralisasi

Jenis kedua disebut dengan terdesentralisasi karena pesanan dilakukan oleh supervisor dan bukan melalui pusat. Keuntungan utamanya adalah alur birokrasi lebih sedikit, pekerjaan bisa diselesaikan dengan sumber daya yang sesuai, laporan yang rumit bisa dihindari, pengurangan kesenjangan komunikasi, dan kemudahan memecahkan masalah harian.

Baca Juga: 4 Cara Menentukan Harga Jual Produk Milik Anda agar Tepat Sasaran

Jelas dipahami bahwa dispatching adalah proses penting dalam produksi. Ini mengapa, optimalisasinya harus dilakukan sehingga proses berikutnya dapat berjalan dengan baik. Salah satu yang dapat meningkatkan efisiensi proses ini adalah pengadaan barang yang cepat, akurat, dan menguntungkan, yang dapat diakomodir menggunakan platform pengadaan barang terbaik.

RUN Market, Jawaban Pemenuhan Kebutuhan Proses Dispatching

Proses dispatching membutuhkan dukungan dari penyediaan bahan baku yang tepat waktu dan berkualitas. Semua ini bisa Anda temukan dengan menggunakan RUN Market. Platform pengadaan barang ini menawarkan ragam pilihan penjual dan penyedia bahan baku, sehingga perusahaan dapat memperoleh penyedia terbaik. Penjadwalan, tracking, hingga proses retur dapat dilakukan dengan jelas, sehingga tidak mengganggu proses di dalam perusahaan. RUN Market paham benar bahwa dispatching adalah salah satu proses penting dalam produksi. Maka dari itu, maksimalkan semua fitur RUN Market sekarang juga, dan optimalkan kinerja perusahaan Anda!