Memahami 2 Tahapan dalam Contract Management, Simak di Sini!

Transaksi bisnis hanya akan terjadi ketika ada kata sepakat dari dua pihak atau lebih, yang terlibat di dalam transaksi tersebut. Untuk menjadikannya sebagai transaksi yang sah, maka diperlukan kontrak yang jelas. Pada perusahaan besar, sistem contract management menjadi hal penting agar dapat membantu bisnis mengelola kontrak yang diperlukan dalam rangka berbagai jenis transaksi.

Pertanyaannya kemudian, apakah Anda sudah mengetahui atau menggunakan sistem ini dalam perusahaan Anda? Atau justru ini kali pertama Anda membaca mengenai berkas ini?

Tidak perlu khawatir, karena dalam artikel ini akan dijelaskan secara detail mengenai apa itu contract management, tujuan digunakannya sistem ini, dan tahapan yang berjalan dalam kerjanya. Tanpa berpanjang lebar, mari masuk pada pembahasan pertama.

Baca Juga: Inilah Sistem Penunjukan Langsung yang Baik dan Efisien

Mengenal Apa Itu Contract Management

Secara mendasar, konsep atau sistem ini dapat dipahami sebagai sebuah proses pengelolaan setiap jenis aspek dan detail yang berkaitan dengan kesepakatan atau kontrak antara perusahaan dengan pihak lain yang akan menjalin kerjasama.

Sistem ini kemudian dibuat dan digunakan untuk mengelola kontrak yang dimiliki perusahaan, kontrak yang akan dibuat, dan kontrak yang harus diselesaikan, sehingga pengelolaan timeline dalam eksekusi kontrak dapat berjalan dengan lebih optimal.

Pengelolaan kontrak sangat diperlukan agar perusahaan memiliki aliran transaksi yang lancar, baik dari segi masuk dan keluarnya barang atau jasa, serta masuk dan keluarnya aliran dana yang dimiliki perusahaan.

Jika tidak dikelola dengan baik, bisa jadi banyak kontrak yang harus dibayarkan di waktu yang sama, yang akan membebani keuangan perusahaan secara umum.

Kedua, Terkait Tujuan Keberadaannya

Ada beberapa tujuan mendasar mengapa sistem dan model kerja ini digunakan oleh perusahaan. Tentu, semua akan terkait dengan konteks pengelolaan kontrak yang dimiliki, sehingga seluruh kontrak yang ada dapat optimal dieksekusi dan mendatangkan apa yang dbutuhkan perusahaan.

Beberapa tujuan dari sistem ini adalah sebagai berikut:

• Memastikan pekerjaan yang disepakati dengan pihak lain dapat diselesaikan secara efisien
• Memberikan pemahaman yang sama dalam sebuah kesepakatan sehingga tidak terjadi salah paham atau salah persepsi yang dapat memicu masalah
• Memastikan kedua pihak patuh pada apa yang dituliskan di dalam kontrak yang sudah dibuat
• Meminimalisir risiko terjadinya perselisihan akibat kesalahan pada kontrak atau pada persepsi yang dimiliki kedua entitas bisnis
• Meningkatkan kinerja kedua perusahaan dalam penyelesaian transaksi sehingga menjadi lebih transparan dan adil sesuai dengan kesepakatan
• Mengantisipasi adanya risiko yang muncul pada transaksi yang dilakukan
• Mengelola setiap kontrak yang dimiliki perusahaan agar dapat disesuaikan dengan agenda perusahaan dalam hal kegiatan produksi, dan aliran dana yang terjadi sehingga tidak menimbulkan beban yang terlalu besar di satu waktu yang sama

Cukup penting bukan tujuan dari kegiatan ini? Maka dari itu, tak heran jika cukup banyak perusahaan yang memilih menggunakan sistem contract management digital yang dinilai lebih praktis dan akurat, sehingga dapat menunjang gerakan perusahaan dengan tepat.

Terakhir, Mengenai 2 Tahapan Utama dalam Manajemen Kontrak

Setelah memahami apa saja kira-kira tujuan dari contract management dijalankan, maka di bagian terakhir dari artikel ini Anda akan mengenali kira-kira bagaimana tahapan kegiatan ini dijalankan.

Secara umum, terdapat dua tahapan utama yang dilaksanakan. Pertama adalah tahap pembuatan kontrak, dan yang kedua adalah tahap pelaksanaan kontrak. Jelas, Anda juga wajib mencermati poin apa saja yang wajib ada di dalam kontrak, sehingga berkas tersebut benar-benar dapat menjalankan fungsinya dengan baik.

1. Tahap Pertama, Pembuatan Kontrak

Tahap pertama dilakukan dengan pembuatan kontrak. Perusahaan akan membuat identifikasi kebutuhan, lingkup kerja masing-masing pihak, evaluasi risiko, rencana pengelolaan kontra, hingga pemilihan dan penunjukan penyedia atau pihak lain yang akan melakukan eksekusi pada project ini.

Setelah semua kebutuhan akan pembuatan kontrak diperoleh, kontrak dibuat dengan cermat dan teliti, untuk kemudian masuk ke tahap kedua.

2. Tahap Kedua, Tahap Pelaksanaan Kontrak

Pada tahap kedua ini kontrak yang telah dibuat kemudian dikelola dan dieksekusi oleh pihak yang sudah ditunjuk. Eksekusi ini wajib dilakukan sesuai dengan apa yang tertulis di dalam kontrak, sebab kontrak merupakan bentuk kesepakatan kedua pihak dalam melaksanakan suatu project.

Di tahap kedua ini proses yang berjalan adalah pengelolaan dokumen, eksekusi pengadaan, penanganan jika terjadi perselisihan, melakukan pengawasan kinerja, melakukan audit hasil eksekusi kontrak, hingga penyelesaian kontrak dengan pembayaran.

Poin Penting yang Wajib Dipastikan Ada dalam Kontrak

Sedikit menyinggung mengenai kontrak yang akan dibuat, maka ada sedikitnya delapan poin yang wajib ada di dalam kontrak.

Poin tersebut adalah pihak-pihak yang terlibat, jangka waktu atau masa berlaku kontrak, lingkup kerja, tata cara pembayaran kontrak, proses penyelesaian konflik, proses perubahan kontrak, proses penghentian kontrak, dan kondisi darurat yang dapat berdampak pada kontrak.

Baca Juga: 4 Jenis Kontrak Lumpsum, Opsi Menarik untuk Procurement 

Jelas rasanya jika contract management adalah aktivitas yang penting dilakukan demi kepentingan setiap pihak yang terlibat. Maka dari itu dalam setiap pengadaan, idealnya Anda menggunakan platform yang dapat mengakomodir urusan ini, sehingga memudahkan proses pengadaan yang dilakukan.

RUN Market, Platform Pengadaan Terbaik untuk Perusahaan Anda

RUN Market akan menjadi opsi paling tepat untuk segala urusan terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Memiliki banyak anggota buyer dan seller, platform ini menyediakan ekosistem produktif untuk setiap pihak agar memperoleh kontrak yang menguntungkan. Jelas, RUN Market paham benar bahwa contract management adalah hal yang penting, maka dari itu sistem kami memberikan model transaksi yang terbuka, sehingga kontrak dapat dibuat dengan pemahaman yang sama atas transaksi. Segera bergabung dengan layanan yang kami sediakan, dan maksimalkan seluruh fiturnya!