Fungsi dan Komponen Audit Pengadaan Barang dan Jasa

Proses pengadaan barang dan jasa atau procurement wajib dilaksanakan dengan transparan dan dapat dipertanggungjawabkan, sesuai dengan rencana awal. Hal ini karena nilai transaksinya yang tidak kecil, sehingga memiliki risiko besar merugikan perusahaan jika dilakukan tidak disiplin. Audit pengadaan barang dan jasa menjadi penting dalam rangka memastikan hal ini.

Audit sendiri adalah proses pengecekan yang dilakukan oleh pihak luar dari perusahaan, untuk melihat apakah pengadaan barang yang dilakukan telah sesuai dengan apa yang direncanakan, dan semua pesanan yang datang sesuai dengan spesifikasi yang dilaporkan pada akhir dari proses ini.

Terdengar sebagai proses yang bersifat formalitas, tapi jika dilaksanakan dengan baik akan menjalankan cukup banyak fungsi fundamental.

Baca Juga: Penerapan Digital Supply Chain di Industri dan 5 Manfaatnya

Apa Saja Fungsinya untuk Bisnis?

Audit pada dasarnya berfungsi untuk memastikan tidak ada penyelewengan pada proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan. Tentu saja, tanpa mengurangi rasa hormat dan trust pada pihak yang melakukan proses pengadaan barang dan jasa, audit dilakukan dalam rangka memastikan semua sesuai rencana.

Beberapa fungsi utama audit pengadaan barang dan jasa antara lain adalah sebagai berikut.

• Mencegah terjadinya konflik dan permasalahan di kemudian hari, baik di internal perusahaan Anda atau antar divisi, dan dengan pihak eksternal dengan vendor atau penyedia barang dan jasa
• Mencegah adanya praktek korupsi dalam jumlah sekecil apapun
• Dapat meningkatkan integritas dari perusahaan melalui perilaku disiplin di setiap proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan
• Memberikan keyakinan pada partner bisnis dan setiap pihak bahwa seluruh proses pelaksanaan bisnis khususnya procurement dilakukan dengan penuh integritas, keterbukaan, dan disiplin tinggi
• Menunjukkan kejujuran dari bisnis yang Anda kelola pada pihak-pihak independen atas transaksi yang dilakukan
• Meminimalisir risiko adanya permasalahan hukum dan legal di kemudian hari karena terdapat transaksi yang bermasalah
• Memastikan dana yang dimiliki perusahaan digunakan sebagaimana mestinya, untuk pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan standar perusahaan.

Cukup fundamental bukan fungsi dari audit pengadaan barang dan jasa ini? Dengan demikian, proses auditnya wajib dilakukan dengan ideal dan oleh pihak yang independen, lepas dari kepentingan apapun terkait perusahaan.

Daftar Komponen yang Masuk dalam Proses Audit

Komponen yang masuk dalam proses audit pengadaan barang dan jasa sebenarnya dapat dibagi ke dalam tiga kategori besar, yakni pada tahap perencanaan, tahap pemilihan vendor, dan tahap pelaksanaan kontrak.

Selengkapnya, pada penjelasan singkat di bawah ini.

1. Tahap Perencanaan atau Penganggaran

Di tahap ini terdapat sedikitnya lima poin yang akan masuk dalam audit pengadaan barang dan jasa.

• Analisis pada kondisi pasar dan kebutuhan perusahaan dalam procurement
• Perencanaan procurement yang dilakukan
• Perumusan kebutuhan perusahaan
• Syarat yang dibuat untuk memilih vendor yang akan menjadi partner bisnis
• Penyusunan anggaran yang diperlukan

Kelima poin ini masuk dalam komponen audit procurement di kategori perencanaan. Setiap poinnya kemudian akan dilihat apakah terdapat ketidakwajaran atau hal yang tidak normal sehingga dapat menguntungkan atau merugikan salah satu pihak saja.

Jika sejak dalam perencanaan terdapat kecurangan, maka dapat dipastikan procurement yang diadakan bermasalah.

2. Tahap Pemilihan Vendor

Di kategori kedua ini penilaian atau audit akan dilakukan seputar pemilihan vendor dan vendor yang akan digunakan dalam proses procurement ini. Yang akan dinilai antara lain adalah:

• Metode pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan
• Penyusunan kriteria penilaian vendor, apakah seimbang atau tidak
• Informasi yang diberikan pada vendor calon partner bisnis, apakah setara atau tidak
• Penanganan pada dokumen tender yang dilakukan
• Waktu penerimaan proposal atau penawaran dari setiap vendor
• Perlakuan pada penawaran yang sah
• Deteksi pada validitas setiap dokumen yang diserahkan oleh  vendor 

Pada tahap ini, idealnya informasi yang diberikan pada vendor serta proses pemilihan vendor dilakukan secara adil dan sama. Setiap vendor berhak mendapatkan kesempatan memenangkan tender, selama apa yang ditawarkan sesuai dengan standar dari perusahaan.

Proses pemilihan vendor yang tidak adil dapat menyebabkan keuntungan pada salah satu pihak saja, dan membuat proses pengadaan barang dan jasa berjalan tidak berimbang.

3. Tahap Pelaksanaan Kontrak

Tahap pelaksanaan kontrak akan memiliki cukup banyak poin atau komponen yang dinilai.

• Nilai pengadaan yang dilakukan, dipecah atau tidak
• Kewajaran nilai penawaran yang diberikan
• Kategorisasi pengerjaan kontrak yang ideal
• Keselarasan antara kontrak dengan syarat, spesifikasi, jumlah, jadwal pengiriman, penyelesaian, dan pembayaran dengan apa yang diberikan saat penawaran
• Keberadaan klausul pengawasan dan pelaporan pada kontrak
• Pengawasan pada pelaksanaan kontrak
• Validitas dari dokumen-dokumen pendukung
• Kewajaran perluasan kontrak dan dasar pertimbangannya

Baca Juga: 6 Manfaat Pengadaan Online dan Cara Kerjanya 

Memang pada akhirnya kewajaran pelaksanaan procurement wajib selalu dipastikan, agar apa yang direncanakan dan dibutuhkan oleh perusahaan Anda senantiasa dipenuhi sesuai dengan standar yang dimiliki. Tidak hanya untuk menjaga integritas bisnis, namun juga untuk memastikan perusahaan melakukan transaksi sesuai aturan, mendapatkan barang dan jasa yang tepat untuk mendukung operasional, dan menjaga kualitas produk yang dihasilkan.

Audit pengadaan barang dan jasa akan banyak berkaitan dengan dokumen dan pelaksanaan kontrak yang telah dibuat. Tentu, komitmen dari kedua pihak harus selalu dijaga, agar transaksi yang dilakukan senantiasa menjadi transaksi yang menguntungkan. Salah satu cara memastikannya adalah menggunakan platform transaksi yang tepat, seperti apa yang disediakan oleh RUN Market. Dengan menerapkan sistem yang solid sesuai dengan aturan dagang di Indonesia, setiap pihak dapat menjamin keterbukaan informasi dan memastikan setiap transaksi berjalan sesuai dengan kebutuhan. Segera bergabung dengan RUN Market sekarang, dan maksimalkan setiap fiturnya untuk bisnis Anda!