Cermati Tahapan Taking Order & 4 Tujuannya dalam Procurement

Transaksi dengan perusahaan lain dalam rangka pengadaan barang menjadi hal yang umum dalam industri. Jika Anda berada di pihak supplier atau pemasok, maka Anda wajib paham benar proses taking order dari klien yang Anda miliki sekarang.

Proses ini mengambil peran penting dalam proses pengadaan barang, karena semua pesanan akan dipastikan terlebih dahulu oleh sales taking order sehingga pemenuhan pesanan dapat benar-benar sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh pelanggan.

Baca Juga: 7 Manfaat Aplikasi E Procurement yang Membuat Biaya Efisien

Tahapan-Tahapan dalam Taking Order

Meski secara harfiah nama dari tahap ini adalah taking order, namun petugas yang melakukannya tidak serta merta hanya menerima berkas pesanan dari pelanggan yang Anda miliki saja. Ada beberapa tahapan dalam proses ini, yang dapat Anda cermati pada bagian berikut ini.

• Menerima order dari klien, berkas pesanan yang dikirimkan oleh klien akan diterima oleh officer atau staf yang bertugas untuk urusan ini.
• Memeriksa, memastikan semua pesanan sudah benar dan sesuai dengan kesepakatan yang ada sebelumnya. Staf dapat menggunakan acuan berkas sebelumnya yang telah ditandatangani oleh pihak perusahaan dan klien.
• Koordinasi dengan gudang terkait ketersediaan produk. Setelah diterima, semua detail pesanan akan diperiksa dan dipastikan ketersediaannya di gudang, untuk kemudian dipersiapkan guna proses pengiriman.
• Mengkonfirmasi pada klien, setelah pengecekan di gudang, staf akan melakukan konfirmasi pada klien terkait setiap pesanan yang diajukan. Diinformasikan bahwa semua tersedia dan akan dipersiapkan untuk pengiriman.
• Melakukan pengecekan final pada barang yang siap dikirim. Setelah koordinasi dengan pihak gudang dilakukan, staf taking order akan membantu pengecekan produk yang siap dikirim pada pelanggan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

Setelah setiap tahapan dilakukan, maka produk dapat dikirim pada klien. Dalam waktu yang diperkirakan, pengiriman akan terlaksana dan sales taking order dapat mengkonfirmasi transaksi tersebut, untuk dilanjutkan ke tahap invoice.

Beberapa Tujuan Melakukan Taking Order dengan Tepat

Ada beberapa tujuan yang menjadi alasan kenapa proses ini harus dijalankan dengan baik sesuai dengan apa yang disebutkan di atas.

1. Memastikan Setiap Pesanan Sesuai

Tujuan pertama adalah untuk memastikan setiap pesanan yang masuk dan diproses sesuai dengan kesepakatan awal yang telah dibuat. Dengan demikian, risiko terjadinya kesalahan pengiriman produk atau retur dapat dikurangi, sehingga efektivitas dan efisiensi proses tetap terjaga.

2. Menjaga Hubungan Baik

Dengan memastikan semua pesanan yang akan dikirimkan, baik spesifikasi atau ketersediaannya, pada klien, maka klien juga akan merasa lebih puas. Dengan demikian, hubungan baik dapat dibangun, dan dijaga untuk prospek jangka panjang.

3. Update pada Pesanan yang Dilakukan

Update ini tidak hanya diperlukan oleh klien, untuk mengetahui kesiapan dan distribusi produk yang dipesan, namun juga untuk perusahaan Anda sebagai pemasok. Dengan melakukan update pada sistem yang dimiliki, maka perusahaan dapat segera mencatat transaksi dengan benar, sesuai dengan spesifikasi, nilai, dan waktu terkait transaksi bisnis tersebut.

4. Finalisasi Sebelum Pengiriman

Terakhir adalah melakukan finalisasi sebelum pengiriman untuk memastikan pesanan yang akan dikirim sudah sesuai, serta pengemasan produk juga sudah aman. Dengan demikian risiko dari adanya retur atau barang rusak selama perjalanan dapat dikurangi secara signifikan.

Cermati Tips Berikut agar Prosesnya Berjalan Baik

Sebenarnya untuk melakukan proses ini dengan hanya diperlukan kedisiplinan dan ketelitian. Beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk petugas yang melakukan pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut.

• Teliti, wajib selalu dipastikan bahwa setiap petugas yang mengerjakan proses taking order merupakan sosok yang teliti pada detail, mampu memproses dokumen dengan jumlah yang banyak dalam satu waktu, dan memiliki dedikasi tinggi. Hal ini dapat dibantu dengan keberadaan sistem pengadaan yang terintegrasi, sehingga proses cross-check yang dilakukan semakin baik.
• Tidak ragu bertanya pada klien, petugas juga harus memiliki inisiatif tinggi untuk menanyakan informasi yang kurang jelas pada klien. Hal ini semata untuk memastikan semua proses pengadaan dan produk yang dikirimkan benar.
• Berkomunikasi dengan baik, karena komunikasi yang lancar diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman, maka Anda juga wajib memastikan kemampuan komunikasi dari pihak perusahaan.
• Jangan lupa cek kembali, pengecekan senantiasa perlu dilakukan untuk memberikan jaminan pada produk yang dikirim agar sesuai dengan spesifikasi.
• Gunakan sistem pengadaan barang yang solid, dan dukung dengan sistem pengelolaan gudang yang terintegrasi.

Baca Juga: Kenali 4 Jenis Pengadaan Barang dan Jasa & Prosedurnya

Untuk dapat memaksimalkan proses taking order, Anda sebenarnya dapat menggunakan procurement platform dari RUN Market. Platform ini menyediakan ekosistem bisnis yang produktif, baik Anda sebagai perusahaan yang mencari barang dan jasa atau sebagai pemasok. Sistem yang solid dapat diintegrasikan dengan ragam sistem bisnis yang Anda miliki, sehingga pengelolaan pengadaan barang di setiap prosesnya dapat berjalan sesuai dengan harapan Anda. Fitur yang tersedia mendukung kemudahan transaksi, sehingga dapat memberikan keuntungan bagi setiap pihak. Bergabunglah dengan RUN Market sekarang, dan maksimalkan semua fitur yang ada di dalamnya untuk mendapatkan procurement paling menguntungkan bagi bisnis Anda!