aanwijzing adalah

4 Hal Penting yang Harus Dipahami dalam Proses Aanwijzing

Proses procurement, seperti sudah Anda pahami sejak lama, merupakan proses panjang yang melibatkan banyak tahap, terlebih jika menggunakan metode tender. Salah satu tahapan dalam metode tersebut adalah aanwijzing. Aanwijzing adalah sebuah istilah bahasa Belanda yang hingga saat ini masih banyak digunakan dalam proses pengadaan barang.

Tapi apa arti dari aanwijzing itu sendiri? Apakah ini sebuah prosedur khusus yang dilakukan pada kondisi tertentu?

Sebagai seorang yang bekerja di bidang ini, tentu Anda perlu memahami apa arti dari istilah tersebut. Berikut penjelasan lengkapnya.

Baca Juga: Mengenal Proses Tender untuk Memenuhi Kebutuhan Perusahaan

Pengertian dari Aanwijzing dalam Procurement

Jika dilihat dari akar katanya, aanwijzing sendiri berarti indikasi, penugasan, rekomendasi, persiapan, instruksi, dan sebagainya. Mengacu pada seperangkat poin atau arahan untuk diikuti sehingga proses yang berjalan dapat sesuai dengan apa yang diharapkan.

Dalam konteks pengadaan barang kata ini kemudian memiliki arti pemberian informasi dalam rangka pemilihan penyedia bahan baku sehingga setiap peserta lelang atau tender dapat memiliki basis informasi yang sama.

Tujuannya sederhana, agar peserta tender atau lelang dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan ekspektasi dan spesifikasi bahan baku yang diperlukan perusahaan. Tanpa pemahaman pada informasi ini, maka proses lelang akan berjalan tidak efektif dan kurang adil.

Proses Berjalannya Aanwijzing

aanwijzing adalah
Sumber: freepik.com

Pada dasarnya, aanwijzing merupakan satu tahapan pada procurement yang wajib dilakukan oleh penyelenggara. Secara singkat, apa yang terjadi dalam proses ini adalah sebagai berikut:

  • Penyelenggara lelang atau tender menyiapkan semua informasi yang diperlukan
  • Informasi disusun secara sistematis dalam satu dokumen lengkap
  • Pengiriman dokumen ke peserta tender atau lelang akan diharapkan dapat mengikuti proses ini
  • Isi dari dokumen meliputi hal substansial (ruang lingkup pekerjaan, kriteria pemilihan, persyaratan, tata cara penyampaian dokumen penawaran, administrasi, teknis, anggaran biaya, hingga kerangka acuan kerja)
  • Calon peserta lelang menghadiri pertemuan aanwijzing sesuai jadwal guna mendengarkan penjelasan terkait proses lelang dan seluruh hal substansial yang disebutkan sebelumnya
  • Dokumen diproses dan direspon dengan dokumen penawaran dari peserta lelang yang dikirimkan kepada penyelenggara. Dokumen respon ini juga menjadi tanda bahwa peserta lelang akan turut serta dalam proses lelang

Kemudian berlanjut pada proses procurement berikutnya

2 Metode yang Dapat Digunakan dalam Proses Ini

Dalam prakteknya, terdapat dua metode utama yang bisa digunakan untuk urusan ini. Metode aanwijzing adalah metode langsung dan menggunakan dokumen. Keduanya sama-sama bisa digunakan dan memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

1. Metode Pertemuan Langsung

Metode pertemuan langsung seperti yang dijelaskan dalam proses di bagian sebelumnya. Dokumen penjelasan lelang dikirimkan lengkap dengan undangan pertemuan atau aanwijzing, untuk kemudian diadakan penjelasan secara langsung pada peserta lelang yang hadir.

Kelebihannya tentu penjelasan yang diberikan akan lebih komprehensif, memungkinkan terjadi tanya jawab secara langsung dan jelas, serta dapat dilihat perusahaan-perusahaan yang benar-benar berminat mengikuti tender.

Namun di sisi lain, harus ada waktu tersendiri dalam mengadakan pertemuan ini. Perusahaan penyelenggara harus menyiapkan pertemuan dengan baik, karena juga akan menjadi wujud citra dari perusahaan pada calon partnernya.

2. Metode Pengiriman Dokumen

Aanwijzing selanjutnya dapat dilakukan dengan pengiriman dokumen lengkap dan detail terkait proses lelang yang akan diadakan. Pengadaan barang dengan lelang dapat dijelaskan dalam berkas tertulis, sehingga terdapat satu pijakan penjelasan yang sama untuk setiap peserta tender.

Kelebihannya tentu akan lebih menghemat waktu, sebab perusahaan tinggal menunggu respon dari perusahaan peserta tender untuk dokumen penawaran yang akan dikirimkannya. Proses ini juga cenderung efektif dari segi waktu, sebab tidak perlu diadakan pertemuan tatap muka.

Kekurangannya adalah adanya potensi perbedaan pemahaman pada dokumen yang dikirimkan. Meski dokumen telah disusun dengan rapi, namun risiko ini tetap ada. Jika hal ini terjadi, dokumen penawaran barang yang diterima mungkin saja tidak ideal dan diperlukan proses lebih lanjut untuk pengadaan barang terkait review setiap dokumen yang dikirimkan ini.

Perhatikan Hal yang Harus Disepakati Penyelenggara dan Peserta Tender

aanwijzing adalah
Sumber: freepik.com

Karena pada akhirnya akan terjadi kerjasama antara penyelenggara dan salah satu peserta yang memenangkan tender, maka akan ada beberapa hal yang wajib disepakati ketika kerjasama akan dilakukan.

  • Pertama jelas terkait ruang lingkup project yang akan dikerjakan, semua harus dijelaskan dalam proses aanwijzing ini.
  • Kedua, terkait dengan metode pemilihan pemenang tender yang akan lolos. Setiap kriteria harus dijelaskan secara transparan sehingga semua pihak dapat berusaha memenuhinya.
  • Ketiga, terkait cara penyampaian dokumen penawaran yang dilakukan oleh peserta lelang. Apakah akan dikirimkan secara langsung, melalui email, atau justru sistem yang telah disediakan sebelumnya. Hal ini juga terkait tenggat waktu yang diberikan.
  • Keempat, terkait kelengkapan dokumen untuk proses aanwijzing. Pada era kekinian semuan dokumen idealnya harus diunggah untuk melihat pemenuhan persyaratan dari setiap peserta.

Baca Juga: 4 Proses Pengadaan Barang dan Jasa Secara Efektif 

Urusan aanwijzing memang bukan perkara yang bisa disepelekan, karena akan jadi modal awal peserta tender untuk memproses permintaan dari penyelenggara. Dari sisi penyelenggara, proses ini juga menentukan bagaimana kualitas penawaran yang akan diterima.

Penggunaan platform modern seperti RUN Market dapat memudahkan proses pengadaan barang yang Anda perlukan, termasuk membantu urusan aanwijzing ini.

RUN Market, Solusi Efektif Pengadaan Barang

RUN Market paham benar bahwa aanwijzing adalah proses penting yang harus dilakukan dengan cermat. Maka dari itu, platform kami menyediakan ruang yang luas untuk penyelenggara dan peserta tender guna melakukan kontak dan pengenalan, sehingga dapat dipahami kapasitas dan permintaan procurement yang dimiliki penyelenggara. Maka gunakan RUN Market sekarang juga, dan optimalkan semua fitur yang tersedia di dalamnya!

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.